Benötigen Sie überhaupt ein zusätzliches CRM zum jetzigen ERP-System?
Wie erreichen Sie ein optimales Zusammenspiel zweier unterschiedlicher Software-Systeme?
In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie das Beste aus beiden Systemen herausholen. Durch Daten-Synchronisation kann das CRM-System mit dem ERP-System ideal aufeinander abgestimmt werden.
Sie erreichen damit folgendes Ziel:
- Den Mitarbeitern stehen alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung, ganz gleich in welchem System sie arbeiten.
- Dokumente, Termine, E-Mails und Angebote sind schnell auffindbar.
- Sie vermeiden doppelte Dateneingabe oder doppelte Datenhaltung.
Datengestützte Entscheidungshilfen sparen Ihrem Unternehmen somit Zeit und Geld!
- Was sind die Unterschiede zwischen einem CRM-System und einem ERP-System?
- Ist es ratsam ein ERP-System mit CRM-Funktionen einzuführen?
- Wann ist ein eigenständiges CRM-System notwendig?
- Welche sind die Vorteile einer System-Integration von CRM und ERP?
- Welche Informationen aus dem CRM oder ERP sollten bereitgestellt werden?
- Welche sind die ersten Schritte für eine Integration beider Systeme?
- Fazit: Wir verhelfen Ihnen zu einem optimalen Zusammenspiel Ihrer Systeme!
Was sind die Unterschiede zwischen einem CRM-System und einem ERP-System?
Beide Systeme sind aus einem Unternehmen nicht wegzudenken, denn sie bedienen unterschiedliche Bereiche und haben unterschiedliche Aufgaben.
Sie überspannen alle Geschäftsprozesse.
CRM und ERP-Systeme können sich in den Funktionen nicht gegenseitig ersetzen.
Beide Systeme sind notwendig um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Deshalb ist eine gut aufeinander abgestimmte Software-Integration wichtig.
Definition ERP (Enterprise Ressource Planning)
Ein ERP-System…
- Ist allgemein gesprochen nach „innen“ in Ihr Unternehmen gerichtet und verwaltet betriebswirtschaftliche, interne Prozesse z.B. Produktion, Personal und Buchhaltung.
- Liefert Kennzahlen zu Lagerbeständen und aus dem Finanz- und Rechnungswesen.
Typische Bereiche in dem ein ERP-System benötigt wird:
- Einkauf mit Materialwirtschaft
- Produktion und Ressourcenbereitstellung von Gütern und Mitarbeitern.
- Rechnungswesen mit Angeboten und Rechnungen.
- Personalwirtschaft – z.B. Lohnbuchhaltung.
- Controlling – z.B. durch Reports.
- Logistik – z.B. Prozesse innerhalb der Warenumverteilung.
Definition CRM (Customer Relationship Management)
Durch den Wandel der Märkte in den letzten Jahrzehnten kamen Kunden und Interessenten immer mehr in den Fokus. Das Augenmerk lag nun auf den Geschäftsbeziehungen und die Abbildung der damit einhergehenden Informationen.
Ein CRM-System…
- Ist allgemein gesprochen nach „außen“ gerichtet zu allen Kontakten mit denen das Unternehmen in einer Geschäftsbeziehung steht.
- Unterstützt die Anwender in der Kommunikation zu allen Kontakten außerhalb des Unternehmens, aber natürlich auch zu den Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens.
- Stellt alle Informationen bereit, die für eine kompetente Beratung für Kunden und Interessenten wichtig sind.
- Bildet vertriebliche Kennzahlen ab, die zur Steuerung und Optimierung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten wichtig sind.
Typische Bereiche in denen ein CRM-System benötigt wird:
- Vertrieb z.B. für Umsatzprognosen gemäß der Verkaufschancen.
- Marketing z.B. für Steuerung von Kampagnen und Mailings.
- Service z.B. bei der Service-Einsatzplanung für die Auslastung der Servicemitarbeiter.
- Controlling/Reporting z.B. für Auswertungen für den Vertrieb, im Marketing und im Service.
Ist es ratsam ein ERP-System mit CRM-Funktionen einzuführen?
In den letzten Jahren haben ERP-Systeme auch den CRM-Markt für sich entdeckt.
Die ersten angepassten CRM-Funktionen waren von Beginn an auf ein Minimum reduziert.
Für Ihre Bedarfsanalyse ob diese CRM-Funktionen ausreichen, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Welche CRM-Funktionen benötigen die entsprechenden Mitarbeiter?
- Sind die CRM-Funktionen im ERP-System wirklich ausreichend?
- Wie flexibel anpassbar sind die Auswertungen?
Die CRM-Funktionen des bestehenden ERP-Systems zu testen ist vielleicht zunächst einmal die kostengünstigere Variante, als die Einführung eines neuen CRM-Systems.
Für einige, kleinere Unternehmen, mögen diese Funktionen durchaus vom Umfang ausreichen.
Beachten Sie dabei jedoch:
Was Sie heute an Funktionen noch nicht benötigen kann durchaus morgen relevant werden!
Wann ist ein eigenständiges CRM-System notwendig?
Ein CRM soll Informationen über alle Kontakte außerhalb des Unternehmens so verarbeiten und auswerten, dass mehr Umsatz durch den Vertrieb, Marketing und dem Service generiert werden kann.
Aus neuen Geschäftskontakten und besserer Bestandskundenbetreuung resultiert ein höherer Absatz der Produkte und Verkauf von mehr Dienstleistungen.
Besonders im Vertrieb verhilft Ihnen ein eigenständiges CRM-System mit der Integration Ihres vorhandenen ERP-Systems dabei, diese Ziele zu erreichen.
Im Vergleich zu einem ERP-System mit CRM Funktionen hat das standalone CRM-System meist folgende Vorteile:
- Der Vertrieb, Marketing und Service erhalten umfangreiche CRM-Funktionen.
- Reports sind flexibel anpassbar.
- Das Mobile Arbeiten ist bei CRM-Systemen durchgängig und erleichtert das Arbeiten.
- CRM-Systeme sind einfach in der Handhabung und leicht anzupassen.
- Die Reports können ganz einfach selbst erstellt werden.
Das standalone CRM-System ist idealerweise modular aufgebaut, das heißt verschiedene Anforderungen können bei Bedarf zugeschaltet werden.
Welche sind die Vorteile einer System-Integration von CRM und ERP?
Das Ziel ist es alle Informationen für jeden Mitarbeiter bereitzustellen und zwar dann wenn er diese benötigt, ganz gleich ob er im CRM oder im ERP arbeitet.
- Eine doppelte Dateneingabe oder doppelte Datenhaltung entfällt durch automatisierte Daten-Synchronisation.
- Software-Insellösungen werden so abgeschafft.
(Insellösungen sind Systeme die nicht mit anderen Systemen zusammenwirken können, also quasi in sich abgeschlossen sind). - Informationen sind schnell und einfach auffindbar.
- Durch Auswertungen der Reports stehen wichtige Entscheidungshilfen für die Ausrichtung eines Unternehmens zur Verfügung.
Alle Mitarbeiter profitieren von der flexiblen Integration beider Systeme, da ein optimaler Informationsaustausch zwischen den Abteilungen stattfindet.
Ein typischer beispielhafter Ablauf für ein optimales Zusammenspiel der Systeme, z.B. in einem Angebotsprozess kann so aussehen:
Welche Informationen aus dem CRM oder ERP-System sollten bereitgestellt werden?
Fortlaufende und gute Beratung von Interessenten erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit von Aufträgen.
Die Kundenbindung wird durch ständige, zielgerichtete Betreuung optimiert. Folgeaufträge werden abgeschlossen. Ihre Kunden bleiben Ihrem Unternehmen treu und sichern Ihnen auch in Zukunft den Unternehmenserfolg.
Folgende ERP-Informationen sind wichtig für den Vertrieb und den Service
- Umsatz – Wieviel Umsatz mache das Unternehmen mit dem Kunden?
- Bonität – ist ein Unternehmen zahlungsfähig?
- Zahlungsverhalten – gibt es offene Rechnungen?
- Mahnstatus – in welcher Mahnstufe befindet sich die offene Rechnung?
- Lieferzeiten und Status – Gibt es spezielle Lieferzeiten?
- Retouren – muss der Kunde oft Produkte reklamieren und zurückschicken?
Folgende CRM Informationen sind wichtig für die Buchhaltung und dem Innendienst
- Abschlüsse – ein Interessent wird zum Kunden weil er bestellt.
- Chronologische Sortierung – die Kunden-Historie des Interessenten ist nachvollziehbar.
- Tickets und Notizen – die Informationen und Status zu einem Servicefall.
Welche sind die ersten Schritte für eine Integration beider Systeme?
Ein Bestandsaufnahme im Detail ist eine wichtige Voraussetzung und zahlt sich am Ende immer aus. Aufgrund dieses Konzeptes, treffen Sie später wegweisende Entscheidungen über ihre zukünftige Software-Struktur.
Langfristig halten Sie so ihre Software-Systeme leistungsfähig.
Schritt 1: Verschaffen Sie sich einen Überblick
- Welche Systeme gibt es im Unternehmen und in welchen Versionen?
- Welchen Daten liegen in welchen Datenbanken vor?
- Woher kommen die Daten?
- Welche Anwendungen aus welchen Systemen greifen auf die Daten zu?
Schritt 2: Analysieren Sie Ihre Prozesse
- Welche Abläufe gibt es in welchen Abteilungen?
- Welche Daten fehlen für eine optimale Betreuung von Kunden und Interessenten?
- Wo kommt es aufgrund fehlender Daten zu falschen Entscheidungen?
- Bei welchen Prozessen gibt es die größte Zeitersparnis durch verbesserte Datenqualität?
Schritt 3: Wer greift wo auf welche Informationen zu
- Welche Informationen benötigen die Abteilungen aus dem ERP System?
- Welche Datenfelder oder Dokumente sind dafür notwendig?
- Welcher Mitarbeiter erhält schreibende oder nur lesende Rechte?
Schritt 4: Automatisierung für wiederkehrende Anwendungsfälle
- Welche händischen Arbeiten können automatisiert werden?
- Welcher Abgleich sollte zunächst einmal händisch, per Knopfdruck gemacht werden?
- Sollten Informationen auch mobil im CRM abrufbar sein?
Fazit: Wir verhelfen Ihnen zu einem optimalen Zusammenspiel Ihrer Systeme!
Wie Sie sehen ist eine CRM und ERP Integration nicht immer einfach. Es gibt viele Faktoren die beachtet werden müssen, damit eine Integration der Systeme reibungslos abläuft.
Eine optimale Integration verhilft Ihnen jedoch langfristig zu mehr Geschäftserfolg.
Ihre Mitarbeiter haben alle notwendigen Informationen sofort zur Hand um Kunden und Interessenten optimal zu betreuen und zu beraten.
Alle Mitarbeiter profitieren davon, weil ein softwaregestützter Informationsaustausch zwischen den Abteilungen stattfindet und das Wissen für alle zugänglich ist und dokumentiert wird. Dies ist besonders hilfreich immer dann, wenn ein Mitarbeiter gerade nicht erreichbar ist.
Angefangen mit einer kostenlosen Erstberatung helfen wir Ihnen als Full-Service Dienstleister dabei, ein Integrations-Konzept zu erstellen und dieses, wenn gewünscht, auch technisch zu implementieren.
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