Die CRM und Outlook Integration – So funktioniert sie bei allen CRM-Systemen

Outlook ist in vielen Unternehmen weit verbreitet. Viele Mitarbeiter möchten nicht auf ein Zusammenspiel der Mail Bearbeitung und anderer nützlicher Funktionen verzichten.

Aber wussten Sie, dasa Outlook in Kombination mit der richtigen CRM-Software seine Stärken erst richtig ausspielen kann und ein entsprechendes CRM-System die Lücken in der Outlook Kontaktverwaltung schließt?

Wie das genau funktioniert und wie Sie aus einer einfachen CRM und Outlook Zusammenführung optimal profitieren, erfahren Sie in diesem Blog Beitrag.

Warum ist eine CRM und Outlook Integration überhaupt notwendig?

Outlook wird in Unternehmen aller Größenordnungen, lokal in einer Einzelplatzanwendung hauptsächlich für die Mailbearbeitung eingesetzt. 

Outlook ist übersichtlich aufgebaut und einfach zu bedienen.
Deshalb ist es für viele Mitarbeiter kaum aus dem Büroalltag wegzudenken, weil weitere Funktionen die tägliche Arbeit unterstützen:

  • Das Verwalten von Einzelkontakten
  • Der Kalender für die Teamplanung
  • Eigene Aufgaben für sich selber erstellen
  • Terminanfragen verwalten und Einladungen an alle Teilnehmer verschicken
 

Outlook fungiert deshalb häufig auch als eine Art Kontaktmanagement-Tool, für diese Funktion ist Outlook aber ursprünglich nicht bestimmt und auch nicht geeignet.

Umso wichtiger ist es, die Grenzen von Outlook zu erkennen und die Vorteile einer CRM und Outlook Integration zu erfahren:

Welche Vorteile haben Sie bei einer CRM und Outlook Integration?​

Alle wesentlichen Vorteile sind hier zusammengefasst:

Die Vorteile

  • Wiederauffindbarkeit bestimmter E-Mails in Bezug auf bestimmte Vorgänge, z.B. innerhalb von Projekten.
  • Mit einem Klick wird eine E-Mail im CRM gespeichert oder automatisiert abgelegt und einer Geschäftsadresse und einem Ansprechpartner zugeordnet.
  • Alle E-Mails stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung und sind nicht mehr lokal bei einer Person hinterlegt.
  • Alle Mitarbeiter können auf die Kalender Ihrer Kollegen zugreifen und Termine koordinieren.
  • Termine und Aufgaben sind verknüpft mit einem Unternehmen, einem Ansprechpartner und bestimmten Vorgängen und Projekten.
  • Aufgaben können an andere Mitarbeiter delegiert werden. Der Status und der Verlauf ist jederzeit einsehbar.

Welche sind die Voraussetzungen einer reibungslosen Integration?

Gerade in der CRM Einführungsphase benutzen nicht alle Abteilungen das neue CRM- System. Die Einführung ist möglicherweise zunächst auf den Vertrieb beschränkt.

Um weiterhin eine gute Zusammenarbeit der Abteilungen, gerade bei der Terminkoordination, zu gewährleisten, ist es wichtig, dass ein Abgleich der Termine stattfindet. Egal in welchem System die Mitarbeiter arbeiten.

Ein zusätzliches CRM-Plugin (ein CRM-Fenster) in Outlook, in vielen CRM-Systemen bereits in der Basic-Version verfügbar, sorgt dafür, dass die CRM-Akte, also alle Aktivitäten eines Kontaktes, in Outlook sichtbar sind. 

Mit einem Klick ist der Outlook User direkt im CRM System.

Fazit: Wir verhelfen Ihnen zu einem optimalen CRM und Outlook Zusammenspiel!

Mit der CRM und Outlook Integration bleibt das Arbeiten im vertrauten Outlook bei der CRM Einführung erhalten und erhöht somit die Akzeptanz des CRM-Systems.

Mit einem Klick oder per Drag&Drop, werden die E-Mails einem Ansprechpartner und/oder einem Vorgang dem CRM-System zugeordnet. 

Die E-Mails und damit wichtige Informationen sind stets schnell für alle verfügbar und optimieren so die persönliche Kunden- und Interessentenbetreuung.

Lassen Sie sich von uns als Full-Service Dienstleister kostenfrei beraten, um eine optimale CRM und Outlook Integration sicherzustellen. Vorzugsweise auch schon während der CRM Einführung. 
Gemeinsam ergänzen wir das bekannte Outlook-System um die CRM-Funktionen, die wichtig für Sie sind.

Profitieren Sie von unserer vielfach bewährten Vorgehensweise bei einer CRM Einführung unterschiedlichste Systeme anzubinden. Sparen Sie hierbei Zeit und Geld.

Sie können gleich über das Kontaktformular “Telefontermin” einen kostenfreien, telefonischen Beratungstermin mit uns vereinbaren.

Wir freuen uns über Ihre Nachricht!

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