Wenn Sie sich dafür entschieden haben, ein CRM-System in Ihrem Unternehmen einzuführen, stellen Sie sich vermutlich bald die Frage, welches CRM-System das Richtige für Sie ist.
Aufgrund des großen Angebots auf dem Markt gestaltet sich die Suche nach einem passenden CRM-System jedoch alles andere als einfach. Der Markt ist voll von unzähligen Anbietern, deren Systeme die unterschiedlichsten Funktionen bieten.
Aber auf welche Funktionen kommt es tatsächlich an? Wie geht man am besten bei der Auswahl eines CRM-Systems vor? In diesem Beitrag erhalten Sie neben wertvollen Informationen Rund um das Thema eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein passendes CRM-System für Ihr Unternehmen finden.
- Was ist ein CRM-System?
- Welche Vorteile bietet ein CRM-System?
- Für welche Unternehmen lohnt sich die Anschaffung eines CRM-Systems?
- Worauf kommt es bei einem CRM-System an?
- Wie finde ich die beste CRM-Lösung für mein Unternehmen? (3 Schritte Anleitung)
- Fazit: So profitieren Sie von Ihrer branchenspezifischen CRM-Lösung!
Was ist ein CRM-System?
Ein CRM-System (kurz für den englischen Begriff “Customer Relationship Management”) ist eine Software zur Verwaltung und Strukturierung der Kundenbeziehungen eines Unternehmens. Unter den Begriff “Kundenbeziehungen” werden dabei sämtliche Interaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen bestehenden Kunden und Interessenten gefasst.
Ein CRM-System strukturiert Ihre Verkaufsprozesse und wandelt Kundeninformationen in wertvolles Wissen um, um Ihrem Unternehmen zu mehr Klarheit und Übersicht zu verhelfen.
Zu den Standardfunktionen eines CRM-Systems gehören:
- Speicherung der Kontakthistorie (z.B. Schriftverkehr, Telefonnotizen)
- Stammdatenpflege (z.B. Namen und Adressen)
- Kalender (z.B.Terminplanung)
- Aufgabenverwaltung und Projektmanagement (z.B. Wiedervorlagen)
- Auswertungen, Reporting und Controlling
Darüber hinaus lässt sich der Funktionsumfang je nach Anbieter und gewünschter Komplexität um diverse weitere Funktionen erweitern.
Welche Vorteile bietet ein CRM-System?
Im Wesentlichen bietet ein CRM-System drei große Vorteile:
1. Zentrale Speicherung für alle Daten und Aufgaben
Mit der größte Vorteil eines CRM-Systems liegt darin, dass sämtliche Daten und Aufgaben zentral gespeichert werden.
Je größer ein Unternehmen ist, desto umfangreicher werden auch die internen Vertriebsprozesse. Dadurch wird es zunehmend schwerer, den Überblick zu behalten.
Nicht selten entwickelt sich auf Team- oder Mitarbeiterebene ein eigenes System mit diversen selbst erstellten Tabellen, auf die Außenstehende entweder erst gar keinen Zugriff haben oder die für sie nicht nachvollziehbar sind.
Dass diese Vorgehensweise nicht wirtschaftlich ist, ist einleuchtend. Regelmäßig geht viel Zeit für das Zusammentragen von Informationen verloren. Die Folge: Weniger Geschäftsabschlüsse.
CRM-Systeme setzen genau bei diesem Problem an: Als zentrale Datenbank aller Kundeninformationen geben sie die nötige Struktur vor und schaffen eine hilfreiche Organisation für sämtliche Prozesse im Unternehmen.
2. Verbesserung der Teamarbeit und der Kundenbetreuung
Außerdem kann mit einem CRM-System die Teamarbeit wesentlich verbessert werden. Denn die zentrale Speicherung ermöglicht es jedem Mitarbeiter sofort und überall, auch bei abteilungsübergreifenden Prozessen, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen.
Den Unterschied spüren letztlich auch die Kunden. Denn durch die verbesserte Struktur im Unternehmen kann viel gezielter und organisierter mit allen Personen, mit denen das Unternehmen in Verbindung steht, kommuniziert werden. Dadurch wird langfristig die Geschäftsbindung gestärkt und ausgebaut.
3. Mehr Umsatz
Eine gut umgesetzte CRM-Strategie kann zu mehr Umsatz verhelfen:
- Neue Informationen als Grundlage für wichtige Entscheidungen – Indem Informationen gesammelt und neu miteinander verknüpft werden, können wertvolle Erkenntnisse herausgearbeitet werden, die als Grundlage für die Ausrichtung des Vertriebs herangezogen werden können.
- Mehr Produktivität – Außerdem können Mitarbeiter effizienter Arbeiten. Sie sind weniger mit der manuellen Dateneingabe beschäftigt und können ihre Zeit wichtigeren Themen widmen und dadurch womöglich eine höhere Abschlussquote erzielen.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Anschaffung eines CRM-Systems?
Ein CRM-System lohnt sich grundsätzlich für jedes Unternehmen – und zwar unabhängig von seiner Größe.
Ein CRM-System lohnt sich vor allem für Sie,
- wenn Sie komplexe Verkaufsprozesse in Ihrem Unternehmen haben.
- wenn Sie häufigen, wiederkehrenden Kundenkontakt haben, sei es vor Ort oder am Telefon.
- wenn Sie im Unternehmen abteilungsübergreifend arbeiten.
- wenn Ihnen hoher Kundenservice wichtig ist.
- wenn Ihnen derzeit die Struktur in Ihrem Unternehmen fehlt.
Was ist der Unterschied zu einem ERP-System?
Auch wenn Sie bereits ein ERP-System nutzen, können Sie von einem CRM-System profitieren.
Während ein ERP-System nach innen gerichtet ist und betriebswirtschaftliche Prozesse des Unternehmens verwaltet, ist ein CRM-System nach außen gerichtet, also zu Ihren Interessenten oder Kunden. Bestenfalls gehen beide Systeme Hand in Hand und ergänzen sich.
Worauf kommt es bei einem CRM-System an?
Damit ein CRM-System Ihrem Unternehmen den gewünschten Nutzen bringen kann, muss es an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können.
Jedes Unternehmen ist anders. Selbst innerhalb der gleichen Geschäftsbranchen unterscheiden sich die Geschäftsprozesse stark voneinander. Nur ein perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes CRM-System kann die individuellen Abläufe des Unternehmens bedienen und echten Mehrwert liefern.
Eine reine Standardlösung mag zwar zu einer schnellen und kostengünstigen Projektumsetzung verhelfen, führt aber auf lange Sicht dazu, dass sie mangels echtem Mehrwert von den Mitarbeitern nicht genutzt wird. Häufig werden Workarounds geschaffen und außerhalb des Systems gearbeitet, da Aufgaben auf diese Weise schneller erledigt werden können.
Genauso wenig hilft Ihnen jedoch der größtmögliche Funktionsumfang weiter, wenn die meisten Funktionen nicht genutzt werden oder gar diejenigen Funktionen, die wirklich benötigt werden, nicht enthalten sind.
Suchen Sie deshalb nach einer CRM Lösung, die sich flexibel und individuell an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen lässt.
Wie finde ich die beste CRM-Lösung für mein Unternehmen? (Schritt-für-Schritt Anleitung)
Aber wie findet man eine CRM-Lösung, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens eingeht?
Schritt 1: Status quo ermitteln!
Im ersten Schritt sollten Sie den Status quo Ihres Unternehmens ermitteln und dokumentieren.
Beantworten Sie dafür folgende Fragen:
- Welche Prozesse finden derzeit in den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen statt?
- Welche Bereiche sind besonders wichtig?
- Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen?
- Wie groß ist das Budget für Ihr CRM-System?
Schritt 2: Individuelle Bedürfnisse konkretisieren!
Im nächsten Schritt sollten Sie sich dann Gedanken darüber machen, welchen Anforderungen ein CRM-System gerecht werden sollte.
Hierfür sollten Sie die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens genauer konkretisieren. In der Regel unterscheiden sich diese je nach Unternehmensgröße und -philosophie.
Um die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu konkretisieren ist es hilfreich, die gewünschten Prozessabläufe der einzelnen Abteilungen genau herauszuarbeiten. Fragen Sie auch Ihre Mitarbeiter, welche Wünsche sie bezügliches des neuen Systems haben.
Folgende Fragen können Ihnen hierbei helfen:
- Wo gibt es derzeit Optimierungsbedarf?
- Wie sollen die Mitarbeiter mit der CRM Software arbeiten?
- Auf welche Funktionen kommt es Ihnen an?
- Wie sehen die einzelnen Schritte konkret aus – vom ersten Telefonat bis zum Vertragsabschluss?
Schritt 3: Anbieter auswählen
Wählen Sie dann den Anbieter, der Ihren Anforderungen gerecht wird.
Kleine Unternehmen
Für Einzelpersonen oder kleinere Unternehmen reichen in der Regel die Basisfunktionen wie Stammdatenpflege, Kalender und Aktivitätenmanagement wie Aufgaben und Telefonate aus.
Mittelgroße Unternehmen
Mittelgroße Unternehmen brauchen eine starke Standardlösung. Hier können neben den Basisfunktionen auch erweiterte Schnittstellen und eine erhöhte Flexibilität hilfreich sein.
Große Unternehmen
Große Unternehmen haben meist komplexere Prozesse und benötigen daher einen höheren Funktionsumfang. Sie profitieren vor allem von individuell auf ihr Unternehmen zugeschnittenen Lösungen.
Qual der Wahl
Am Ende haben Sie die “Qual der Wahl” – im wahrsten Sinne, da die Auswahl aufgrund der zahlreichen Anbieter auf dem Markt äußerst unübersichtlich sein kann. Sie sollten dabei allerdings wissen, dass es nicht “den besten Anbieter” gibt. Entscheidend ist, dass das System, welches Sie auswählen, auch genau das kann, was Ihr Unternehmen braucht.
Bekannte Anbieter sind Salesforce, Microsoft Dynamics, CAS genesisWorld, Zoho, HubSpot und Teamleader.
Alternative: Full-Service CRM-Dienstleister beauftragen
Wer sich die Arbeit erleichtern will, kann einen Full-Service Dienstleister beauftragen, der sowohl bei der Beratung, Einführung sowie auch der Implementierung hilft.
Als außenstehende Dritte können die Dienstleister Ihre Situation objektiv beurteilen und dadurch Ihre Suche mit ihrer jahrelangen Erfahrung und Know-how unterstützen.
Ein echter Full-Service Dienstleister weiß zudem genau, auf welche Fragen es in der Praxis ankommt.
- Welche Prozesse müssen im Unternehmen angepasst werden?
- Wo kann die Datenhaltung optimiert werden, damit Arbeitszeit eingespart wird?
- Welche Abteilungen sollen zuerst an das CRM angeschlossen werden und warum?
- Kann man die Software auf Abteilungsebene weiter individualisieren?
- Was sind die Bedürfnisse der Mitarbeiter? Wie kann man sie mit der CRM-Lösung vertraut machen?
- Wie viele Mitarbeiter sollen in der ersten Stufe mit dem CRM arbeiten?
Im Anschluss folgt die Implementierung in Ihr Unternehmen
Nach einer ausführlichen Planung und Beratung kann dann das CRM-System von dem Dienstleister in Ihr Unternehmen eingeführt werden.
Tipps für die Implementierung:
- Prozess-Analyse – In einem Prozess-Workshop sollten Sie zunächst Ihre Geschäftsprozesse und die Vertriebsprozesse analysieren. Welche Abläufe muss das CRM-System abbilden? Und welche Informationen sollen überhaupt erfasst und ausgewertet werden?
- Schulungen – Führen Sie intensive Schulungen zur Implementierung durch und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern detailliert die Funktionen des neuen Systems! Denn das beste CRM-System hilft gar nichts, wenn es nicht richtig genutzt wird. Nur bei der richtigen Nutzung kann es sein ganzes Potential entfalten.
- Einheitliche Regelungen – Geben Sie einheitliche Regelungen für die Arbeit mit dem CRM-System vor! Wenn alle Mitarbeiter das System regelmäßig und einheitlich verwenden, kann es Ihnen langfristig die Struktur bieten, die Sie sich wünschen.
Fazit: Handeln Sie jetzt und profitieren Sie von Ihrer branchenspezifischen CRM-Lösung!
Ein CRM-System ist goldwert! Richtig angewandt wird es zum virtuellen Gedächtnis Ihres Unternehmens und kann nachhaltig dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen effizienter arbeitet.
Voraussetzung dafür ist, dass das CRM-System perfekt zu Ihrem Unternehmen passt und auf dessen individuelle Anforderungen eingeht.
Arbeiten Sie deshalb Ihre Bedürfnisse konkret heraus oder lassen Sie sich im Auswahlprozess von uns unterstützen. Als echter Full-Service Dienstleister sind wir der Partner an Ihrer Seite, der Sie von der Beratung bis zur technischen Umsetzung unterstützt.
Wir bieten Ihnen gerne eine unverbindliche und kostenfreie Beratung und helfen Ihnen dabei, Ihre Bedürfnisse zu analysieren.
Kontaktieren Sie uns bei Interesse über das Kontaktformular oder vereinbaren Sie direkt Ihren kostenfreien Beratungstermin!
