Stehen Sie kurz vor der Einführung eines CRM-Systems? Dann aufgepasst! Hier gibt es einige Stolperfallen, die die Einführung unnötig in die Länge und die Kosten in die Höhe treiben können. Wer jedoch weiß, was es zu beachten gibt, dem sollte die CRM-Einführung keine großen Schwierigkeiten bereiten.
Wollen auch Sie schon bald auf Ihr neues CRM-System vertrauen und von ihm profitieren können? In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf kleine und mittelständische Unternehmen bei der CRM-Einführung achten sollten. Wir behandeln die wichtigsten Schritte von der Lastenheft-Erstellung bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter und der anschließenden Betreuungsphase.
Wenn Sie die CRM-Einführung lieber Experten überlassen wollen, können Sie sich natürlich auch direkt an uns wenden. Sie erhalten eine kostenfreie Erstberatung zur Ermittlung Ihrer Bedürfnisse!
- 1. Lastenheft-Erstellung vor der CRM-Einführung - Evaluieren Sie Ihre Bedürfnisse!
- 2. CRM-Pflichtenheft-Erstellung - SMC erarbeitet mit Ihnen gemeinsam eine Lösung
- 3. Implementierung des neuen CRM-Systems inklusive modularer Anpassungen
- 4. Prozessoptimierung und Schulung der Mitarbeiter
- 5. Regelmäßige CRM-Maintenance - Als Ihr Partner lassen wir Sie nicht im Stich
- Fazit: Wir sind von Beginn an bei der CRM-Einführung an Ihrer Seite
1. Lastenheft-Erstellung vor der CRM-Einführung – Evaluieren Sie Ihre Bedürfnisse!
Im ersten Schritt geht es an die Erstellung eines CRM-Lastenhefts. Das CRM-Lastenheft ist eine Liste, in der Ihre Funktions-Anforderungen an ein CRM-System festgelegt werden. Wichtig ist dabei, dass alle Prozesse und Abläufe innerhalb der Abteilungen, die später mit dem CRM-System arbeiten sollen, hier aufgenommen werden. Darüber hinaus sind auch alle Software-Systeme, die in Ihrem Unternehmen derzeit genutzt werden, aufzuzählen.
Ein CRM-Lastenheft wird entweder durch den Auftraggeber selbst oder den Dienstleister in Abstimmung mit dem Auftraggeber erstellt. Mit Hilfe der im Lastenheft enthaltenen Angaben kann eine Vorauswahl der für Sie in Frage kommenden CRM-Systeme getroffen werden.
Wenn Sie selbst die Lastenheft-Erstellung übernehmen wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:
- Vorstellung Ihres Unternehmens – Stellen Sie Ihr Unternehmen vor inklusive der Produkte und/oder Dienstleistungen, die Sie anbieten. Machen Sie auch Angaben den Herausforderungen, die Ihr Unternehmen zu meistern hat.
- Aktuelle IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens – Welche Software-Systeme sind bereits im Einsatz? Diese Information ist wichtig, um Anbindungsmöglichkeiten zu gewährleisten.
- Persönliche Zieldefinition – Befragen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, was sie sich von der CRM-Einführung erhoffen und wünschen, um Ihre Ziele möglichst konkret darstellen zu können.
- Planung der CRM-Einführungsphase – Stellen Sie Ihre Anforderungen an den zeitlichen Ablauf und die Beteiligten der CRM-Einführung fest.
- Fragenkatalog für die Softwareanbieter – Wenn Sie noch offene Fragen an den Softwareanbieter haben, führen Sie diese ebenfalls an.
- Funktionale Anforderungen an das CRM-System – Erstellen Sie ein Excel-Tabelle für die verschiedenen Abteilungen und deren jeweilige CRM-Funktionen, die sie benötigen. Legen Sie dafür Auswahlhilfen an. Welche Prioritäten haben die einzelnen Funktionen?
2. CRM-Pflichtenheft-Erstellung – IT-Dienstleister wie SMC erarbeiten mit Ihnen die beste Lösung
Im nächsten Schritt geht es an die Erstellung des Pflichtenhefts. Dabei handelt es sich um das Gegenstück zum Lastenheft, in dem Ihr IT-Dienstleister so konkret wie möglich Lösungsansätze erarbeitet und beschreibt, wie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt werden.
Das Pflichtenheft bildet für beide Seiten die Rahmenbedingungen für den weiteren Projektverlauf ab und dient am Ende vor allem auch als Abnahmekriterium für die implementierte CRM-Lösung.
3. Implementierung des neuen CRM-Systems inklusive modularer Anpassungen
Wenn Sie mit dem CRM-Pflichtenheft und den darin enthaltenen Lösungsansätzen zufrieden sind, dann kann mit der Implementierung des Systems begonnen werden. Nach Einrichtung der Basis-Installation Ihres neuen CRM-Systems erfolgt dann das Finetuning.
Je nach Bedarf werden weitere modulare Anpassungen vorgenommen.
Ein erfahrener Dienstleister übernimmt diese Aufgabe für Sie und trägt dafür Sorge, dass in dieser Phase alles problemlos abläuft.
4. Prozessoptimierung und Schulung der Mitarbeiter
Ein System kann nur dann wirklich seinen vollen Nutzen entfalten, wenn es von den Mitarbeitern richtig eingesetzt wird. Für ein CRM-System gilt nichts anderes! Aus diesem Grund geht es im nächsten Schritt an die Prozessoptimierung inklusive Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Ihre Mitarbeiter müssen den Umgang mit dem neuen System erlernen und verstehen, bei welchen Arbeitsschritten es sie wie unterstützen kann.
Bei SMC erhalten Sie im Rahmen der Implementierung Ihres CRM-Systems eine ausführliche Einweisung, in der auch sämtliche Prozesse und Abläufe erneut auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse individuell angepasst werden.
Als erfahrener IT-Dienstleister verfügt SMC über tiefgreifendes Know-how in der Beratung bei betriebswirtschaftlichen, vertrieblichen und organisatorischen Prozessen. Sie erhalten hier daher nicht nur das System, sondern gleichzeitig auch eine Optimierung Ihrer Administration – alles aus einer Hand!
5. Regelmäßige CRM-Maintenance – Als Partner an Ihrer Seite lassen wir Sie nicht im Stich
Damit Sie langfristig mit Ihre CRM.System erfolgreich arbeiten können ist es wichtig, dass es auf dem laufenden Stand bleibt.
Auch nach Abschluss der Prozessoptimierungs- und Schulungsphase lassen wir Sie nicht im Stich, sondern stehen Ihnen im Anschluss im Rahmen der dauerhaften Betreuungsphase mit Rat und Tat zur Seite. Folgende Leistungen können wir abdecken:
- Regelmäßige Maintenance – Gerne führen wir für Sie die regelmäßigen Wartungs- und Optimierungsarbeiten durch. Die Regelmäßige Maintenance gewährleistet, dass Ihr CRM-System stets reibungslos funktioniert.
- Laufende Anpassungen – Dabei sind auch laufende Anpassungen, wie beispielsweise Anpassungen an neue steuerliche Regelungen, inkludiert. So können Sie sicher sein, dass Ihr Programm zu jederzeit optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und auf dem laufenden Stand bleibt.
Fazit: Wir sind von Beginn bei der CRM-Einführung an Ihrer Seite und begleiten Sie auf Ihrem Weg
Nun wissen Sie, welche Punkte für eine erfolgreiche CRM-Einführung wichtig sind. Sie entscheiden selbst, ob Sie sich dieser Aufgabe gewachsen sehen, oder ob Sie die CRM-Einführung lieber einem erfahrenen Dienstleister wie SMC überlassen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Ermittlung Ihrer Bedürfnisse. Wir verstehen Ihr Unternehmen und kennen die Herausforderungen, die eine CRM-Einführung mit sich bringt, genau. Durch unsere langjährige Arbeit in der Branche haben wir bereits unzählige Implementierungen, Migrationen und Integrationen begleitet. Unser Erfahrungsschatz ermöglicht es uns daher, Komplikationen früh zu erkennen und so zu handeln, damit diese bestenfalls gar nicht erst entstehen.
Überlassen Sie uns die CRM-Einführung und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihren Geschäftserfolg
Erfahren Sie jetzt im Rahmen einer kostenfreien Beratung vor Einführung eines CRM-Systems mehr über unser CRM-Angebot und überzeugen Sie sich selbst.
Wir erstellen Ihnen einen individuell auf Ihr Unternehmen angepassten Erfolgsplan. Kontaktieren Sie uns bei Interesse über unser Kontaktformular oder vereinbaren Sie gleich jetzt Ihren kostenfreien Beratungstermin!
