CRM Software Vergleich – Unsere Top 5 Auswahl bewährter Systeme für KMU in Deutschland

Mehr Umsatz, verbesserte Kundenbetreuung und Teamarbeit, zentrale und übersichtliche Speicherung aller Daten: Die Vorteile eines CRM-System sind zahlreich – und den meisten Unternehmen auch bekannt.

Die Entscheidung für eine geeignete CRM-Software ist in vielen Fällen jedoch alles andere als leicht. Aufgrund der großen Auswahl auf dem Markt und den unterschiedlichsten Funktionen fällt es häufig schwer, sich auf ein System festzulegen.

Viele Wege führen nach Rom und viele CRM-Lösungen liefern gute Ergebnisse – allerdings verursachen manche im direkten Vergleich einen deutlich höheren Aufwand oder wesentlich höhere Kosten als geplant.

Als erfahrener IT-Dienstleister haben wir in den letzten Jahren gemerkt: Die Preisangaben der Anbieter sind oft intransparent. Teilweise wird mit niedrigen Einstiegspreisen gelockt, allerdings nur ein minimaler Funktionsumfang geboten, der für die beabsichtigten Zwecke längst nicht ausreicht. Entsprechende Erweiterungen treiben den Preis dann schnell in die Höhe. Meistens bleiben Unternehmen dann trotzdem bei dem jeweiligen Anbieter, da bereits viel Zeit und Geld in die Einführung investiert wurde.

Aus diesem Grund sollte man sich nie auf die Einstiegspreise verlassen, sondern genau abklären, welche Funktionen wirklich benötigt werden. Idealerweise wird dafür zunächst ein CRM Lastenheft erstellt – hierbei unterstützen wir Sie im Rahmen unserer CRM Beratung gerne!

Sie suchen für Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen eine CRM-Software, um Ihre Abläufe im Vertrieb zu optimieren und Ihren Umsatz zu steigern? Dann finden Sie in diesem Beitrag eine gute Übersicht beliebter Systeme mit deren Vor- und Nachteilen. 

Microsoft Dynamics CRM 365 - Ein Marktführer für größere Unternehmen

Microsoft Dynamics CRM 365 ist eine CRM-Lösung des Softwaregiganten Microsoft, welche vor allem in größeren Unternehmen seit vielen Jahren zur Unterstützung von Geschäftsprozessen genutzt wird. Im Gegensatz zu vielen anderen CRM-Lösungen wird das System sowohl als Cloud, als auch On-Premise Option angeboten. 

Microsoft Dynamics 365 Sales fokussiert sich auf den Kontakt mit Ihren Kunden und Interessenten und gibt Ihnen die notwendigen Hilfsmittel an die Hand, um langfristige Kundenbeziehungen zu schaffen und dadurch mehr Abschlüsse und Umsätze zu erzielen.

Je nach Bedarf können Sie das CRM jederzeit durch diverse weitere Funktionen und Applikationen ergänzen, z.B.:

  • Dynamics 365 Customer Service – Dynamics 365 Customer Service unterstützt Sie in der Kontaktaufnahme mit Ihren Kunden und hilft Ihnen dabei, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die in die künftige persönliche Interaktion mit Ihren Kunden einfließen können.
  • Dynamics Business Central ERP – Mit dieser Erweiterung werden auch geschäftsinterne Tätigkeiten, von der Buchhaltung über den Einkauf bis hin zum Verkauf, abgedeckt.
  • Dynamics 365 Marketing – Diese Lösung unterstützt Sie bei der Umsetzung und Steuerung Ihrer Marketingvorhaben.

Vorteile der CRM Software Microsoft Dynamics CRM 365

  • Flexibel und anpassbar – Microsoft Dynamics CRM 365 bietet nahezu grenzenlose Erweiterungen und Entwicklungen, was eine reibungslose Zusammenarbeit aller Abteilungen Ihres Unternehmens in nur einem System ermöglicht.
  • Weltweite Verfügbarkeit von zertifizierten Entwicklern – Es gibt drei Dynamics 365-Zertifizierungen und geschulte Dynamics 365-Partner weltweit. Bei Bedarf können IT-Dienstleister auf der ganzen Welt Anpassungen für Sie vornehmen.
  • Anbindung an weitere Microsoft Produkte – Ein großer Vorteil von Microsoft Dynamics 365 ist die unkomplizierte Anbindung an Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint etc.). Die übersichtliche Benutzeroberfläche, die von anderen Microsoft Produkten vertraut ist, erleichtert den Umgang mit dem CRM-System.
  • Zugriff auf allen Endgeräten – Das System ist auf allen Endgeräten (PC, Mac, Tablet oder Smartphone) nutzbar.

Nachteile der CRM Software Microsoft Dynamics CRM 365

  • Sehr hoher Kostenaufwand – Bereits im Einstieg fallen hohe Kosten an, weshalb Microsoft Dynamics CRM 365 für kleine Firmen meist nicht zu empfehlen ist. Die CRM-Lösung eignet sich vor allem für größere KMU ab 1.000 Mitarbeiter oder Enterprise Bereiche.
  • Schlechte Kompatibilität mit externen Produkten – Da nur wenige Konnektoren für die Anbindung an Fremdsysteme bestehen, sind häufig eigens entwickelte Schnittstellen erforderlich – ein weiterer Faktor, der sich auf den Preis auswirkt. 

Salesforce - Fortschrittliche CRM-Lösung mit künstlicher Intelligenz

Salesforce ist eine der größten und am weitesten verbreiteten CRM-Software Lösungen auf dem Markt. Wer auf der Suche nach einer technologisch höchst anspruchsvollen CRM-Lösung mit KI-Features ist, für den ist Salesforce die erste Wahl.

Salesforce hat eine All-In-One-CRM-Lösung entwickelt, die Nutzern die wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems bietet und alle wichtigen Bereiche wie Marketing, Service und Vertrieb abdeckt und miteinander verknüpft. Umfangreiche Analytics- und KI Funktionen helfen dabei, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und Prognosen zu treffen. 

Als reine Cloud-Lösung benötigt Salesforce keine IT-Ressourcen, was gerade für wachsende Unternehmen von Vorteil ist, da das System bei Bedarf ohne Probleme erweitert werden kann.

Vorteile der CRM Software Salesforce

  • Umfangreiche Features – Salesforce bietet umfangreiche Features, die alles abdecken, was man sich vorstellen kann. SalesForce gehört zu den Pionieren im Bereich CRM und entwickelt laufend neue, hoch anspruchsvolle Lösungen wie beispielsweise KI-gestützte Vertriebsfeatures.
  • Eigenes Ökosystem von Salesforce – Das interne System von Salesforce mit zahlreichen Apps ermöglicht einen einfachen Ausbau der Features und gewährleistet leichte Skalierbarkeit.
  • Integrationsmöglichkeit zu vielen Tools – Die Kompatibilität mit anderen Tools ermöglicht eine gute Integration in bestehende Workflows. So kann beispielsweise auch auf Kanäle wie Instagram und Facebook zugegriffen werden, um auf Kundenanfragen sofort reagieren zu können, was besonders im B2C-Bereich wichtig ist.

Nachteile der CRM Software Salesforce

  • Funktionsumfang erhöht Komplexität – Wie so häufig führt ein hoher Funktionsumfang auch bei dieser CRM-Lösung zu Einbußen bei der Einfachheit der Bedienung. Das komplexe System bietet zwar viel, erfordert jedoch eine längere Einarbeitung. Um alle Funktionen nutzen zu können, vergeht Zeit und unter Umständen muss auch mehr Geld für entsprechende Schulungen der Mitarbeiter investiert werden.
  • Überwältigend für kleine Unternehmen – Unserer Erfahrung nach können nur sehr wenige Unternehmen den vollen Funktionsumfang sinnvoll einsetzen. Die meisten mittelständischen Unternehmen sollten sich auf die wichtigsten Grundlagen fokussieren, um ihren Vertriebserfolg zu steigern. Die meisten Features bringen hier kaum Mehrwert.
  • Steiler Anstieg der Kosten – Salesforce bietet attraktive Einstiegsangebote, insbesondere in der Startphase, wenn nur ein schmaler Funktionsumfang benötigt wird und weniger Benutzer angelegt werden. Danach folgt ein steiler Anstieg der Kosten.

HubSpot – Besonders beliebt bei Startups mit Marketing-Fokus

Als reine Cloud-Lösung inkludiert HubSpot die Basic-Funktionen wie Kontaktmanagement, Aufgabenverwaltung und viele Marketing-Funktionen vom CMS bis hin zur Marketing-Automation. Die gesammelten Daten werden auf einem detaillierten Dashboard abgebildet, das von allen Teammitgliedern eingesehen werden kann. Somit haben Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Aktivitäten jederzeit zu überwachen und zu steuern.

Damit ist HubSpot nicht nur ein CRM, sondern eine umfangreiche Marketing-Lösung.

Vorteile der CRM Software HubSpot

  • Umfangreiche Marketing Features –  HubSpot bietet eine Vielzahl sinnvoller Marketing Tools – vom eigenen CMS zur Erstellung einer Website bis hin zu komplexen Email-Marketing-Kampagnen. Diese werden direkt mit dem CRM verknüpft. 
  • Kostenlose Basisversion Die Basisversion von HubSpot ist vollkommen kostenlos. Damit können Unternehmen schnell und unkompliziert einen Einblick in die Lösung erhalten und testen, ob ihnen die Oberfläche zusagt.

Nachteile der CRM Software HubSpot

  • Fokus auf Marketing und Kampagnen – Unserer Erfahrung nach muss ein CRM für kleine und mittelständische Firmen in Deutschland vorrangig Kontaktverwaltungs- und Vertriebsfunktionen erfüllen und meistern. Mit der Ausrichtung auf Marketing-Funktionen fällt es hier schnell schwer den Überblick auf das Wesentliche zu behalten.
  • Tatsächliche Kosten schwer überschaubar – Gerade Unternehmen mit ernsthaften Vertriebsambitionen kommen bei der kostenlosen Version von HubSpot schnell an ihre Grenzen. Es werden schnell mehr Features benötigt, die dann unter Umständen sehr kostenaufwendig werden. Auch hier hilft nur eine CRM Lastenheft Erstellung vorab.

CAS genesisWorld – Der Allrounder für kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland

Die deutsche CRM-Lösung CAS genesisWorld ist eine klassische On-Premise Lösung, welche sich flexibel konfigurieren lässt und im Kern auf die Bedürfnisse deutscher KMU angepasst ist. Das Hosting kann entweder bei Ihnen vor Ort umgesetzt werden, oder auf Managed-Servern per Fernzugriff.

Das CRM unterstützt Sie bei Ihren Vertriebsmaßnahmen und bietet die Möglichkeit, Ihre Abläufe individuell abzubilden. Damit ist Ihr Vertriebsteam immer umfangreich über Korrespondenz mit Kunden informiert und hat alle Informationen vorliegen – auch von unterwegs. Dazu gibt es zahlreiche Auswertungsfunktionen, die Ihnen dabei helfen, Erkenntnisse zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen. 

Bei Bedarf wächst CAS genesisWorld mit und lässt sich problemlos erweitern. Zahlreiche Module und Schnittstellen sorgen dafür, dass für jeden eine passende Lösung gefunden werden kann.

Da es regelmäßig durch technische Innovationen erweitert wird, sind seine Nutzer für die Zukunft abgesichert und können sich auf ein solides und weit verbreitetes System mit über 300.000 aktiven Usern verlassen.

Vorteile der CRM Software CAS genesisWorld

  • Deutscher Hersteller – Als deutscher Hersteller kennt CAS genesisWorld die Bedürfnisse deutscher KMUs genau und weiß worauf es ankommt.
  • Flexibel konfigurierbar – Das System kann um eine Vielzahl von Modulen erweitert werden und passt sich auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens an – ohne zu überfordern.
  • Aktualität – Zudem wird es regelmäßig um neue technische Innovationen erweitert und kann somit stets den aktuellen technischen Anforderungen gerecht werden.
  • Intuitive Bedienbarkeit auf jedem Endgerät – Egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone, CAS genesisWorld macht eine intuitive Bedienbarkeit auf allen Geräten möglich – Dank mobile CRM immer und überall.

Nachteile der CRM Software CAS genesisWorld

  • Zugeschnittener Funktionsumfang – CAS genesisWorld konzentriert sich vor allem auf den Mittelstand und klassische Vertriebs- und Support-Tätigkeiten. Daher ist das System weniger für komplexe Enterprise Anforderungen geeignet.
  • Keine native Cloud Lösung – Wer eine rein Browser-basierte Cloud Lösung sucht, findet in SmartWE eine abgespeckte Alternative von den Machern von genesisWorld.

SmartWE – Beliebtes Cloud CRM aus Deutschland – ideal für CRM-Einsteiger

SmartWE CRM wurde von den Machern von CAS genesisWorld entwickelt und ist das SaaS CRM für kleine Unternehmen, die ein flexibles und einfaches CRM-System für die wichtigsten CRM-Aufgaben suchen.

SmartWE bietet als reine Cloud-Lösung einen schnellen und unkomplizierten Einstieg für Unternehmen, die auf einen erfahrenen, etablierten Anbieter setzen möchten.

Das System bietet eine Plattform, die Ihr Unternehmen mit Features wie Kontaktmanagement, zentraler Dokumentenablage, Teamkalender und Leadmanagement unterstützt, damit Sie Ihren Kunden die beste Leistung bieten können und keine Verkaufschancen verpassen.

Die Benutzeroberfläche besticht mit ihrem einfachen und übersichtlichen Aufbau und lässt sich auch von Neueinsteigern in die Welt der CRM ohne große Einarbeitungszeit bedienen – für schnelle Erfolge!

Vorteile der CRM Software SmartWE

  • Unkompliziertes Handling – Dank des unkomplizierten Handlings ist die Software bei Bedarf ohne große Konfiguration sofort einsatzbereit. Zudem kann das Programm intuitiv und ohne große Vorerfahrung bedient werden.
  • Niedrige Kosten – Im Vergleich zu anderen Anbietern besticht SmartWE mit vergleichsweise niedrigen Kosten – die auch hinterher nicht ansteigen.
  • Deutsche Server – SmartWE nutzt ein eigenes Hosting ausschließlich in Deutschland. Ihre Daten können Sie dabei jederzeit vollständig exportieren und somit doppelt sichern.

Nachteile der CRM Software SmartWE

  • Geringerer Funktionsumfang – Bisher hat SmartWE einen geringeren Funktionsumfang als CAS genesisWorld. Das macht es jedoch zum Einstieg perfekt geeignet. 
  • Weniger Anpassbarkeit – Für Unternehmen mit sehr individuellen oder komplexen Vertriebsabläufen bietet SmartWE nur beschränkte Möglichkeiten diese abzubilden. Die meisten KMU finden in SmartWE jedoch ausreichend anpassbare Prozesse.

Fazit - Die Software allein ist nicht entscheidend für Ihren Vertriebserfolg

Wir sind im Bereich CRM-Lösungen selber langjähriger Partner von CAS genesisWorld und SmartWE. Als IT Dienstleister betreuen wir jedoch seit vielen Jahren Unternehmen in verschiedenen Bereichen und kommen daher regelmäßig auch mit den anderen in diesem Beitrag genannten Lösungen in Kontakt. Dieser Beitrag spiegelt unsere Wahrnehmung aus eigener Erfahrung und durch die Berichte der Kunden wieder.

Wir kennen die Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche CRM Einführung genau – im Hinblick auf Ihren Vertriebserfolg und Ihren gesamten Unternehmenserfolg. Daher wissen wir: Bei den meisten Unternehmen scheitert die CRM-Einführung nicht an der Software oder dem falschen Hersteller/Anbieter. Meistens fehlt schlicht die Strategie und ein geplanter Ablauf.

Hier kann nur ein erfahrener Partner an Ihrer Seite helfen, der Sie dabei unterstütz das System in kurzer Zeit mit Ihnen einzurichten, Abläufe für Sie optimiert und vor allem auch dabei unterstützt, dass Ihr Team das CRM auch annimmt und sinnvoll einsetzt.

Denn nicht nur die Anschaffungskosten des CRM-Systems sind entscheidend, sondern auch andere Faktoren haben einen Einfluss auf Ihren finanziellen Erfolg:

  • Haben Sie einen Ausfall im Vertriebsteam und wenn ja, wie lange?
  • Nutzen Sie die richtigen Workflows, die es Ihnen ermöglichen, Ihren Umsatz zu steigern? 
  • Stehen die Kosten für Ihre CRM-Lösung im Verhältnis zum Mehrwert?

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl eines geeigneten CRM-Systems für Ihr mittelständisches Unternehmen

Als echter Full-Service Dienstleister sind wir der Partner an Ihrer Seite, der Sie von der CRM Beratung bis zur technischen Umsetzung unterstützt. 

Wir würden Sie gerne kennenlernen – und bieten Ihnen eine kostenfreie, individuelle CRM Beratung mit unseren Experten an. 

Nutzen Sie jetzt unsere kostenfreie CRM Lastenheft Vorlage, buchen Sie gleich eine unverbindliche, kostenfreie Beratung über unseren Terminkalender oder schreiben Sie eine kurze Nachricht über das Kontaktformular. Wir melden uns dann in Kürze bei Ihnen!

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