Excel-Tabellen oder Google Sheets eignen sich für eine Vielzahl von Anwendungen im Büro. Das Konzept von Spreadsheets ist einfach zu verstehen und ohne große Vorkenntnisse schnell z.B. als CRM-Excel-Tool, einsetzbar.
Zweifelsohne verfügt ein CRM-System über weitreichende sehr hilfreiche Funktionen, ist jedoch für kleine Unternehmen und Selbstständige unter bestimmten Umständen nicht unbedingt notwendig – gerade wenn das Budget begrenzt ist.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum für Sie eine CRM-Excel Kundenverwaltung am Anfang durchaus sinnvoll sein kann, auch wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt zu einem CRM-System wechseln möchten. Außerdem geben wir Ihnen Entscheidungshilfen, wann Sie möglicherweise gleich mit einem CRM-System starten sollten.
- Welche sind die Vor- und Nachteile von Excel im Adressdaten-Management?
- Welche Vorteile hat ein CRM-System gegenüber einer Excel-Liste?
- Was ist vor der Entscheidung für ein CRM-System zu beachten?
- Wie kann ich Daten aus dem CRM-Excel-Tool in ein CRM-System übertragen?
- Fazit: Wir helfen Ihnen die richtige Lösung zu finden - und ggf. zu implementieren!
Welche sind die Vor- und Nachteile von Excel im Adress-Management?
Viele kennen die grundlegenden Funktionen von Excel. Deshalb ist die Akzeptanz im Unternehmen zunächst meist sehr hoch. Excel Als Kontakt-Verwaltungslösung kommt in den meisten Fällen gut an. Informationen über die ersten Interessenten und Kunden werden in Excel-Sheets abgespeichert und den Kollegen zur Verfügung gestellt. Ein erster Schritt für ein übersichtliches Adressmanagement ist getan!
Die Vorteile von Excel als Adress-Management Tool:
- Excel ist schnell einsetzbar, weil es im weit verbreiteten Windows Office Paket, Office 365 oder Google Workspace ohne Zusatzkosten enthalten ist.
- Wenn Sie schnell und ohne große Vertriebsstrategie einfach mit der Kontaktaufnahme zu Firmen loslegen möchten/müssen, kann Excel zunächst ausreichend sein.
- Die Basisfunktionen sind schnell erlernbar, eine Vorlage ist in wenigen Minuten erstellt. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter sofort starten.
- Mit entsprechendem Know-how kann Excel als CRM-Tool auch dauerhaft kostengünstig ausgebaut werden und Ihnen damit alle Grundfunktionen bieten.
Doch Excel stößt auch schnell an seine Grenzen, wenn es um größere Datenmengen, mehrere Nutzer im Vertrieb und um strukturierte Abläufe im Verkaufsprozess geht.
Damit kommen wir auch schon zu den Punkten, die Gegen ein Spreadsheet sprechen.
Die Nachteile von Excel als Adress-Management-Tool:
- In den Zeilen und Spalten erfolgt eine manuelle, händische und dadurch häufig fehlerhafte Dateneingabe. Standardwerte wie Kategorien und Tags sind nicht realisierbar.
- Wichtige Funktionen wie Auswertungen von Verkaufschancen, Umsatzpotenziale, Leistungs- bzw. Produktverwaltung sind nicht integrierbar.
- Eine systematische Lead-Verfolgung sowie der Aufbau einer chronologischen Gesprächshistorie ist umständlich und sehr unübersichtlich.
- Geltende Datenschutz- bzw. DSGVO-Richtlinien sind mit einem Excel Tool nicht einhaltbar.
- Automatisierungen und Workflows, wie z.B. die Übergabe eines Kontakts an einen Mitarbeiter, sind nicht möglich. Damit geht Umsatzpotential verloren.
Bei der Entscheidung für ein CRM-System oder für ein Excel-Tool hilft nochmals folgende Übersicht:
Ein Excel-CRM-Tool ist dann sinnvoll:
- Um für den Start überhaupt mit einer Adressübersicht arbeiten zu können (Die Adressdaten können später zu jeder Zeit in ein CRM-System importiert werden).
- Wenn es nur ein begrenztes Budget gibt und schnell eine Lösung gefunden werden muss.
- Auch wenn Vertriebsprozesse noch nicht existieren, kann mit Excel bereits die Vorarbeit gemacht werden, ohne eine Strategie im Vertrieb verfolgen zu müssen.
- Insbesondere eignet sich Excel, wenn der Interessenten- und Kundenstamm noch überschaubar und gut in einem Spreadsheet darstellbar ist.
Ein CRM-System ist besonders sinnvoll wenn:
- Der Aufbau eines Vertriebsteams und die Abbildung festgelegter Vertriebsprozesse umgesetzt werden soll, um den Vertrieb effizienter zu gestalten und auszubauen.
- Die Nachverfolgung von Leads (Geschäftskontakten) wichtig ist und detaillierte Auswertungen und Reports benötigt werden, um bessere Entscheidungen zu treffen.
- Sie bereits Bestandskunden in Ihrer Kontaktliste haben und diese mit Marketing Maßnahmen wie Newslettern und Follow-Ups reaktivieren möchten.
- Ihr Unternehmen Daten DSGVO-konform im CRM abbilden möchte.
- Sie gleich eine dauerhafte Lösung für die nächsten Jahre suchen, die mit Ihnen wächst und sich stetig an Ihr Unternehmen anpassen kann.
Welche Vorteile hat ein CRM-System gegenüber einer Excel-Liste?
Jedes Unternehmen hat bestimmte Anforderungen an ein Adress-Management Tool. Deshalb ist es wichtig diese zu kennen, bevor eine Entscheidung für eine Excel oder für eine CRM-Lösung getroffen wird.
Ein CRM-System wertet alle Informationen über jeden Kontakt aus. So können weitere Maßnahmen beschlossen werden, um eine bessere Betreuung der Interessenten und Bestandskunden zu gewährleisten. Durch Optimierung aller Abteilungen, insbesondere des Vertriebs, des Marketings und der Service-Leistung sollen mehr Produkte und Dienstleistungen verkauft werden, bei einer stets hohen Kundenzufriedenheit.
Grundlegende Vorteile:
- Alltägliche administrative Arbeiten werden schneller erledigt und verhelfen zu mehr Übersicht aller offenen Aufgaben, die strukturiert erledigt werden können.
- Auswertung von Daten helfen bessere Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise sehen Sie, welche Produkte oder Leistungen sich besonders gut verkaufen und welche nicht.
- Das mobile Arbeiten erleichtert es dem Außendienst vor Ort beim Kunden informiert zu sein und in Echtzeit alle Informationen einsehen und neue Daten einpflegen zu können.
- Die übersichtlichen Protokolle zeigen schnell die Informationen über den letzten Kundenkontakt auf, die Vertriebsmitarbeiter sind damit immer bestens informiert.
- Das CRM-System wächst mit Ihrem Unternehmen. Der modulare Aufbau ermöglicht die Ergänzung mit neuen Funktionen auch im Bereich Automatisierung und Marketing.
- Im Gegensatz zu einer Excel-Liste müssen Sie sich nicht ständig damit beschäftigen komplizierte Anpassungen vorzunehmen, sondern können ein System nutzen, das sich Ihren Bedürfnissen ganz einfach anpassen lässt – da es genau dafür gemacht wurde.
Was ist vor der Entscheidung für ein CRM-System zu beachten?
Es gibt verschiedene Faktoren, die bei einer CRM-Einführung zu beachten sind, damit eine Entscheidung für oder gegen ein CRM-System getroffen werden kann.
Schnelle und effektive Umsetzung reduziert Zeitaufwand und damit Kosten
In der Anpassung von Abläufen durch ein CRM-System liegt die größte Zeit- und damit Kostenersparnis. Die Erstellung eines Anforderungskatalogs, eines Lasten- oder Pflichtenhefts gehören zur Vorbereitung für eine CRM Einführung dazu und sind für eine reibungslose Implementierung wichtig. Sie erhalten von uns beispielsweise alle Vorlagen, die Sie selber, oder mit uns ausfüllen können. Daraus gehen Ihre konkreten individuellen Bedürfnisse hervor, aus denen sich die wichtigsten Funktionen einfach ableiten lassen.
- Welche Anforderungen hat das Unternehmen an ein CRM-System bzw. die Entwicklung?
- Eine Ist- und Soll-Analyse von Prozessen in den einzelnen Abteilungen ist erforderlich. Welche Abläufe sollen verbessert und optimiert werden?
- Welche Ziele haben Sie in Ihrer Vertriebs-Strategie festgelegt?
Wie Sie sehen, wird hier nichts dem Zufall überlassen. Ihre CRM-Lösung wird auf Ihre Bedürfnisse angepasst und dann implementiert. Bei einer Excel-Lösung ist es oft genau andersrum – Sie müssen sich überlegen, wie Sie das, was Sie eigentlich benötigen, in Excel oder Google Sheets technisch umsetzen können. Das kostet Zeit – und Geld!
Die Mitarbeiter müssen vom Nutzen und Mehrwert überzeugt sein
- Mitarbeiter stehen einer neuen Software immer dann kritisch gegenüber, wenn der Nutzen einer Einführung eines neuen Systems nicht sofort erkennbar ist.
- Hier sind Gespräche innerhalb der Abteilungen notwendig, um über Sinn und Nutzen einer CRM Einführung zu informieren. Hier helfen wir Ihnen die Vorteile erkennbar zu machen!
- Ein überdimensioniertes CRM-System, das nicht die Anforderungen aller User berücksichtigt, wird schlechter im Team angenommen.
Wenn der Aufwand, der hinter einer CRM-Einführung steht, bekannt ist und auch das Budget festgelegt wurde, steht der Suche nach einem geeigneten CRM-System nichts mehr im Wege. Hierbei unterstützen wir Sie gerne mit einem kostenfreien Beratungsgespräch!
Wie kann ich die Daten aus Excel oder einem ERP in ein CRM-System übertragen?
Daten für ein CRM-System kommen meist aus verschiedenen Quellen wie einem ERP-System oder einer Excel-Liste. Diese Informationen lassen sich per Importschnittstelle ganz einfach in Ihr neues CRM-System einspielen und stehen dann als Basis, auf der Sie aufbauen können, für Sie sofort zur Verfügung!
Der Import von Stammdateninformationen eines Kontaktes, wie z.B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse usw. muss einfach und ohne umständliche händische Eingabe durchgeführt werden können.
Excel Zeilen mit Stammdaten Informationen werden den Feldern im CRM-System zugewiesen und quasi per Knopfdruck in das CRM-System importiert. Durch die eindeutige Zuweisung können doppelte Datensätze im Altsystem erkannt werden. Dubletten werden so aufgelöst und Kontakte sind im neuen CRM-System nur noch einmal vorhanden.
Fehlerhafte Datensätze werden mit Informationen sinnvoll ergänzt.
Durch eine optimale Daten-Synchronisation kann außerdem ein CRM-System mit einem ERP-System aufeinander abgestimmt werden. Dieses Zusammenspiel bringt Ihren Vertrieb auf ein ganz anderes Level! Endlich greifen die Systeme wie Zahnräder ineinander. Das Resultat: Alle Abteilungen sind immer informiert über Umsatzzahlen, Prognosen oder Lagerbestände – und können diese Informationen direkt im Vertrieb nutzen! Um das zu gewährleisten, werden üblicherweise die Systeme per Schnittstelle miteinander verbunden und automatisch synchronisiert.
Fazit: Wir helfen Ihnen die richtige Lösung zu finden - und ggf. zu implementieren!
Für die ersten Schritte Ihrer unternehmerischen Vertriebstätigkeit ist eine Excel-Liste oft genau das Richtige, wenn es darum geht die ersten Anrufe zu machen und die ersten Kundenaufträge zu generieren.
Oft kommt nach kurzer Zeit das Bedürfnis auf, mehr Struktur, Einheitlichkeit und Sicherheit im System zu haben, um effizienter arbeiten zu können und eine langfristig sinnvolle Lösung zu erhalten. Genau dann kommt eine Excel-Datei bzw. ein Google-Spreadsheet an seine Grenzen.
Für Unternehmer, die eine solide Basis für Ihren Geschäftserfolg suchen, empfiehlt es sich, dann den Vertrieb von einem Experten analysieren zu lassen und den Sprung zur professionellen CRM-Lösung zu machen. Genau hierbei unterstützen wir Sie. Als Berater an Ihrer Seite, der Ihnen außerdem die komplette technische Implementierung durchführen kann, wissen wir genau, worauf es ankommt. Erfahren Sie jetzt mehr über unser CRM Angebot!
Wir sind spezialisiert auf kundenindividuelle Lösungen und können auch eine Migration oder Integration anbieten. Der Datenimport aus einer Excel-Liste ist in der Regel ohne Komplikationen durchführbar, damit Sie in Kürze Ihren Vertrieb direkt aus dem CRM weiter fortsetzen können.
Unser Versprechen: Eine 100% unverbindliche und kostenfreie Erstberatung, in der wir Ihnen sofort wertvolle Ratschläge mit and die Hand geben können, egal ob Sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns entscheiden oder nicht.
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