Die richtige Vorbereitung ist das A & O für Erfolg – Nichts anderes gilt auch für die Einführung einer ERP Lösung. Denn wenn Sie einfach drauf loslegen, werden sich unter Umständen Komplikationen ergeben, deren Lösung nicht nur viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern die Ihr Unternehmen auch finanziell schädigen können. Wenn Sie sich hingegen im Vornherein entsprechende Gedanken machen, werden Sie Herausforderungen frühzeitig erkennen und können Ihre Strategie entsprechend darauf anpassen.
Greifen alle Stadien wie Zahnräder ineinander, verläuft eine ERP Einführung in kurzer Zeit, sodass Sie schon bald das neue System einsetzen und davon profitieren können.
In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei einer ERP Einführung bei kleinen und mittelständischen Unternehmen ankommt. Wir durchleuchten jeden Schritt – von der Lastenheft-Erstellung bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter und der anschließenden Betreuungsphase. Sie werden danach in der Lage sein die wichtigsten Faktoren intern zu diskutieren.
Natürlich können Sie sich auch direkt an uns wenden – wir bieten Ihnen eine kostenfreie Erstberatung zur Ermittlung Ihrer Bedürfnisse an!
- Lastenheft-Erstellung - Bedürfnis-Evaluierung zur Einführung eines ERP-Systems
- Pflichtenheft-Erstellung - IT-Dienstleister erarbeiten mit Ihnen Lösungsansätze
- Implementierung des ERP Systems ggf. mit Migration/Integration Ihrer Daten
- Modulare Anpassung nach Einrichtung der ERP Basis-Installation
- Schulung Ihrer Mitarbeiter und Prozessoptimierung als Teil der ERP Einführung
- Übergang in die dauerhafte Betreuungsphase - Wir lassen Sie nicht im Stich
- Fazit: Wir helfen bereits bei der Bewertung Ihrer Bedürfnisse und unterstützen Sie
1. Lastenheft-Erstellung - Sie evaluieren Ihre Bedürfnisse vor der Einführung eines ERP-Systems
Im ersten Schritt geht es an die Erstellung eines Lastenhefts.
Ein Lastenheft ist eine Zusammenstellung der Anforderungen, die ein technisches Produkt, in diesem Fall das ERP System, erfüllen soll.
Es wird entweder durch den Auftraggeber selbst, oder den Dienstleister in Abstimmung mit dem Auftraggeber erstellt und dient als Grundlage für den Dienstleister, eine Lösung zu erarbeiten.
Um ein Lastenheft zu erstellen analysieren Sie zunächst den Status Quo Ihres Unternehmens und evaluieren Ihre eigenen Bedürfnisse. Beschreiben Sie dann genau, welche Anforderungen Sie konkret an das ERP haben.
- Welche technischen Anforderungen sind Ihnen wichtig – z.B. Betriebssystem, Datenbank
- Welche funktionalen Anforderungen sind zu berücksichtigen? – z.B. Automatisierungsprozesse oder bereits bestehende Softwarelösungen
- Welche Anforderungen haben Sie an den IT-Dienstleister? – Braucht er besondere Branchenkenntnisse oder Referenzen?
- In welchem zeitlichen Rahmen soll die ERP Einführung stattfinden? – Ist genug Zeit für eine detaillierte Planung?
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Machen Sie darüber hinaus Angaben zu Ihrem Unternehmen, wie zum Beispiel
- Wie ist Ihr Unternehmen aufgebaut? – Welche Rechtsform hat es? Wer sind die Ansprechpartner für das Projekt?
- In welcher Branche sind Sie tätig? – Was sind hier die Besonderheiten?
In Ihrem Lastenheft sortieren Sie Ihre Anforderungen nach ihrer Relevanz und bilden dies dann im Rahmen einer Liste ab.
Damit das Lastenheft auch wirklich seinen gewünschten Beitrag leisten kann und keine Missverständnisse mit dem IT-Dienstleister entstehen, müssen Sie Ihre Bedürfnisse möglichst genau konkretisieren. Beachten Sie dabei aber, dass der Spielraum des IT-Dienstleisters nicht derart eingeschränkt wird, dass die Realisierung einer geeigneten Lösung unmöglich wird.
Wie Sie sehen ist an dieser Stelle also das richtige Maß entscheidend. Idealerweise arbeiten beide Parteien von Anfang an zusammen und entwickeln das Lastenheft gemeinsam.
2. Pflichtenheft-Erstellung - IT-Dienstleister wie SMC erarbeiten mit Ihnen die besten Lösungsansätze
Im Anschluss geht es an die Erstellung des Pflichtenheftes.
Das Pflichtenheft ist die Gegenantwort zum Lastenheft. Im Rahmen des Pflichtenhefts wird ebenfalls möglich konkret beschrieben, wie und womit die Bedürfnisse des Unternehmens gelöst werden sollen.
Hier ist nun Ihr IT-Dienstleister am Zug.
Das Pflichtenheft bildet für beide Seiten die Rahmenbedingungen für den weiteren Projektverlauf ab und dient vor allem auch als Abnahmekriterium für die implementierte ERP Lösung.
3. Implementierung des ERP Systems in Ihr Unter-nehmen (ggf. mit Migration/Integration Ihrer Daten)
Wenn Sie mit dem Pflichtenheft und den darin enthaltenen Lösungsansätzen zufrieden sind, kann es an die Umsetzung gehen: Das neue ERP System wird implementiert.
Sollten Sie bisher schon ein ERP System nutzen, können bei Bedarf auch die bisherigen Daten migriert bzw. integriert werden.
Ein erfahrener Dienstleister übernimmt die anstehenden Aufgaben für Sie und trägt dafür Sorge, dass alles reibungslos funktioniert.
4. Modulare Anpassung - Nach der Einrichtung der Basis-Installation wird Ihr System modular ergänzt
Nach Einrichtung der Basis-Installation Ihres neuen ERP Systems erfolgt dann das Finetuning.
Damit Sie alle Funktionen nutzen können, die Ihr Unternehmen derzeit benötigt, werden weitere modulare Anpassungen vorgenommen.
5. Schulung Ihrer Mitarbeiter und Prozessoptimierung als Teil der ERP Einführung
Im Anschluss erfolgt die Schulung und Prozessoptimierung. Denn auch das beste System wird nur dann wirklichen Nutzen für Ihr Unternehmen haben, wenn es regelmäßig und vor allem auch fachgerecht genutzt wird.
Daher ist es essentiell, das alle Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut gemacht werden und lernen, wie sie es in Ihren Arbeitsalltag optimal integrieren.
Bei SMC erhalten Sie eine ausführliche Einweisung, in der auch die Prozesse und Abläufe erneut auf Ihr Unternehmen und Ihre Situation individuell angepasst werden.
Wir verfügen über tiefgreifendes Know-how in der Beratung bei betriebswirtschaftlichen, vertrieblichen oder HR-Prozessen. Mit uns erhalten Sie also nicht nur das System, sondern auch eine Optimierung Ihrer Administration – alles aus einer Hand!
6. Übergang in die dauerhafte Betreuungsphase - Als Partner an Ihrer Seite lassen wir Sie nicht im Stich
Wir bei SMC sehen uns als Partner an Ihrer Seite, der bei Problemen und Fragen stets für Sie da ist. Auch wenn die Schulungsarbeit abgeschlossen ist, lassen wir Sie nicht im Stich. Auch im Rahmen der dauerhaften Betreuungsphase unterstützen wir Sie.
- Regelmäßige Maintenance – Wir führen die regelmäßigen Wartungs- und auch Optimierungsarbeiten durch, damit Ihr ERP stets reibungslos funktioniert.
- Laufende Anpassungen – Darin sind z.B. auch die Anpassungen an neue steuerliche Regelungen enthalten.
So können Sie sich sicher sein, dass Ihr Programm immer optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und auf dem laufenden Stand bleibt.
Fazit: Wir helfen bereits bei der Bewertung Ihrer Bedürfnisse und nehmen Sie an die Hand
Sie haben nun einen Überblick über die Punkte erhalten, die essentiell sind für eine erfolgreiche ERP Einführung. Es liegt nun an Ihnen zu entscheiden, ob Sie sich der Herausforderung selbst annehmen möchten oder die Aufgabe lieber einem erfahrenen Dienstleister wie SMC überlassen.
Wir bieten Ihnen an, Sie bereits bei der Ermittlung Ihrer Bedürfnisse zu unterstützen. Wir verstehen Ihr Unternehmen und kennen die Herausforderungen, die eine ERP Einführung mit sich bringen kann, genau. Nach unserer langjährigen Erfahrung mit der Umsetzung zahlreicher Implementierungen, Migrationen und Integrationen haben wir uns ein Know-how aufgebaut, wodurch wir in der Lage sind, Komplikationen frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen – bevor sie überhaupt entstehen.
So können Sie sich voll auf die Optimierung Ihrer Prozesse fokussieren, um Ihren Geschäftserfolg dauerhaft zu steigern.
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