ERP-Systeme helfen Geschäftsprozesse effizient zu planen, zu steuern und einheitlich abzubilden. Daher sind sie für viele Unternehmen im laufenden Geschäftsbetrieb mittlerweile unverzichtbar.
Haben auch Sie sich entschieden, ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzuführen? Dann werden Sie bereits festgestellt haben, dass die Suche nach der richtigen ERP-Lösung alles andere als eine leichte Aufgabe ist.
Damit Sie eine Auswahl treffen, die auch in Zukunft zu Ihrem Unternehmen passt und den gewünschten Mehrwert liefert, sollten Sie nichts überstürzen und sich gut über die verschiedenen Anbieter und Funktionen auf dem Markt informieren. Aber auf welche Faktoren kommt es im Auswahlprozess an? Und was ist sonst zu beachten?
Dieser Beitrag liefert Ihnen neben einem Überblick über das Thema eine wertvolle Schritt-für-Schritt Anleitung, die Sie in Ihrem Auswahlprozess unterstützt, damit Sie ein ERP-System finden, welches optimal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
- Was ist ein ERP-System?
- Welche Vorteile bietet ein ERP-System?
- Für welche Unternehmen lohnt sich die Anschaffung eines ERP-Systems?
- Worauf kommt es bei einem ERP-System an?
- Wie finde ich die beste ERP-Lösung für mein Unternehmen? (3 Schritte Anleitung)
- Alternative: Full-Service ERP-Dienstleister beauftragen
- Fazit: Handeln Sie jetzt und profitieren Sie von Ihrer ERP-Lösung!
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System (kurz für den englischen Begriff “Enterprise Resource Planning”) ist eine Software zur Planung und Verwaltung von Ressourcen eines Unternehmens wie beispielsweise Waren, Personal und Kapital.
Es zielt darauf ab, sämtliche Geschäftsprozesse, von der Warenwirtschaft und Fakturierung bis zur Finanzbuchhaltung, zu organisieren und zu steuern.
Als betriebswirtschaftliches Herzstück Ihres Unternehmens ermöglicht Ihnen das ERP-System, Ihre Aufträge und die Administration Ihrer Firma effizient und ordentlich zu erfüllen.
Zu den Funktionen eines ERP-Systems gehören Rechnungswesen-Features wie z.B.
- Finanzbuchhaltung & Workflows
- Controlling & Business-Intelligence
- Steuerberater-Import/Export
- Digitales Buchen von Belegen
- GoBD-konforme Archivierung
Aber auch Warenwirtschafts-Features, wie z.B.
- Warenwirtschaft & Fakturierung
- Produktionsplanung & Steuerung
- Projektverwaltung
Welche Vorteile bietet ein ERP-System?
Ein ERP-System kann Ihrem Unternehmen viele Vorteilen bieten.
- Effizienz – Mehr Struktur und Planung führt zu effizienterem Arbeiten in Ihrem Unternehmen.
- Transparenz – Geschäftsprozesse lassen sich mit Hilfe eines ERP-Systems einfacher abbilden und auswerten – und dadurch haben Sie auch die Kosten stets im Blick!
- Einheitlichkeit – Dadurch, dass die Datenpflege in nur einem System erfolgt, ist einheitliches Arbeiten im ganzen Unternehmen möglich.
- Produktivität – Die Reduzierung des administrativen Aufwandes führt dazu, dass die Produktivität im gesamten Unternehmen gesteigert wird.
- Zeitersparnis – Die Optimierung der Verwaltungsprozesse ermöglicht schnelleres Arbeiten – und dies führt langfristig zu mehr Umsatz!
Für welche Unternehmen lohnt sich die Anschaffung eines ERP-Systems?
Die Anschaffung eines ERP-Systems lohnt sich grundsätzlich für jedes Unternehmen, unabhängig von Unternehmensgröße und -branche.
ERP-Systeme, die flexibel konfigurierbar sind und genau auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden können, eignen sich daher für jedes Unternehmen, welches die Effizienz seiner Geschäftsprozesse steigern möchte und individuell anpassbare Strukturen zur Verwaltung betrieblicher Aufgaben wünscht.
Was ist der Unterschied zu einem CRM-System?
Auch diejenigen Unternehmen, die bereits ein CRM-System nutzen, können von einem ERP-System profitieren.
Während ein CRM-System nach außen zu Ihren Interessenten oder Kunden gerichtet ist, ist ein ERP-System nach innen gerichtet und verwaltet die betriebswirtschaftlichen Prozesse Ihres Unternehmens.
Optimalerweise werden beide Systeme genutzt, damit sie sich ideal ergänzen und wie zwei Zahnräder ineinander greifen können.
Sollten Sie sich auch für das Thema CRM-Systeme interessieren, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag CRM finden – in 3 Schritten zum passenden CRM-System für Ihr Unternehmen.
Worauf kommt es bei einem ERP-System an?
Wie bereits erwähnt sind die Anforderungen an ein ERP-System von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Den wenigsten Unternehmen ist daher mit einer reinen Standardlösung gedient.
Damit Ihre Auswahl Ihnen den gewünschten Erfolg bringt, sollten Sie ein ERP-System wählen, welches sich genau auf Ihre Ziele anpassen lässt und zur Organisation, Struktur und Größe Ihres Unternehmens passt.
Wie finde ich die beste ERP-Lösung für mein Unternehmen? (Schritt-für-Schritt Anleitung)
Der Markt ist unübersichtlich. Es gibt diverse Anbieter und unterschiedlichste Funktionen. Um Ihnen den Auswahlprozess zu vereinfachen, haben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung erstellt, an Sie sich orientieren können. So finden Sie eine ERP-Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Schritt 1: Status quo ermitteln!
Im ersten Schritt sollten Sie Ihre aktuelle Ist-Situation analysieren. Weshalb haben Sie die Entscheidung gefasst, ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzuführen? Wo gibt es derzeit Optimierungsbedarf?
Dokumentieren Sie Ihren Status quo genau. Nur wenn Sie die derzeitige Situation gut kennen, können Sie erfolgreich herausarbeiten, welche Anforderungen Sie an ein ERP-System haben und was Ihnen wichtig ist.
Schritt 2: Anforderungen an das System konkretisieren!
Wenn Sie Ihren Status quo ermittelt und dokumentiert haben, können Sie sich in einem nächsten Schritt Gedanken darüber machen, welche Anforderungen Sie konkret an die ERP-Lösung haben.
Um Ihre Anforderungen zu konkretisieren, können folgende Fragen hilfreich sein:
- In welchem Umfang sollen Ihre Geschäftsprozesse unterstützt werden?
- Auf welche Features kommt es Ihnen an?
- Welche Geschäftsbereiche in Ihrem Unternehmen profitieren von einem ERP-System?
- Welche Ziele wollen Sie mit der Integration eines ERP-Systems erreichen?
- Welche technischen Voraussetzungen sind für Sie von Bedeutung?
Auch wenn die Entscheidung, ein ERP-System einzuführen, häufig aus einer Abteilung angestoßen wird, muss schlussendlich das ganze Unternehmen mit der Lösung arbeiten und mit ihr zufrieden sein.
Beziehen Sie deshalb das ganze Unternehmen in den Auswahlprozess mit ein. Arbeiten Sie gemeinsam heraus, welche Prozesse das System abbilden soll und legen Sie dann den Leistungsumfang und die Funktionen fest.
Schritt 3: Anbieter auswählen
Wenn Sie Ihren Status quo ermittelt haben und die Anforderungen an das System konkretisiert haben, sind Sie bereit für den letzten Schritt. Sie können nun einen Anbieter auswählen.
Beispiele für bekannte Anbieter sind DATEV, SAP, myfactory und Mesonic.
So vielseitig die Einsatzmöglichkeiten von ERP-Systemen sind, so zahlreich ist auch das Angebot an Anbietern auf dem Markt. Doch nicht jedes System passt zu jedem Unternehmen! Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen der Unternehmen an das ERP gibt es auch nicht “den besten Anbieter”.
Am Ende ist entscheidend, dass das System, welches Sie wählen, genau die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen kann.
- Kleine Unternehmen – Hier sind Basisfunktionen gefragt! Damit Ihr Unternehmen optimal profitiert, ist ein übersichtlicher und funktionaler Aufbau wichtig. Schnickschnack und komplexe Funktionen sorgen nur für Verwirrung und erschweren den Umgang mit dem Programm im täglichen Geschäftsalltag.
- Mittelgroße bis große Unternehmen – Nachdem die Anforderungen an das Programm aufgrund der komplexeren Strukturen mit der Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl wachsen, brauchen größere Unternehmen ein umfangreicheres ERP-System. Suchen Sie nach einer ERP-Lösung mit einem komplexeren Funktionsumfang, welche vor allem auch individuell auf Ihr Unternehmen anpassbar ist.
Darüber hinaus kann es hilfreich sein, wenn der Anbieter bereits Erfahrung in Ihrer Branche vorweisen kann.
In diesem Fall wird er bereits mit Ihren Prozessen vertraut sein und die häufigen Probleme Ihrer Branche kennen und die entsprechenden Lösungen bieten können.
Optimalerweise hat Ihr Anbieter auch ein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit, damit Sie auch in Zukunft perfekt betreut sind.
Alternative: Full-Service ERP-Dienstleister beauftragen
Der Auswahlprozess kann unter Umständen aufgrund der vielen zu beachtenden Faktoren sehr zeitintensiv sein und einige Unternehmen vor eine große Herausforderung stellen.
Sollten Sie die entsprechenden Kapazitäten nicht selbst aufbringen können oder wollen, können Sie sich die Arbeit durch Beauftragung eines Full-Service Dienstleisters erheblich vereinfachen. Dieser kann Ihnen auf Grundlage der wichtigsten Daten und Anforderungen Ihres Unternehmens sowohl bei der Beratung, als auch bei der Implementierung behilflich sein.
Hier können Sie sich sicher sein, dass Sie nichts übersehen und Sie genau das bekommen, was Sie suchen!
Ein Full-Service-Dienstleister analysiert mit Ihnen gemeinsam Ihre Prozesse und Potenziale, kümmert sich um die Einführung und schult Ihr Unternehmen, damit das ERP-System seinen vollen Funktionsumfang entfalten kann.
Lehnen Sie sich zurück und vertrauen Sie dem Experten! Durch seine langjährige Erfahrung mit diversen Unternehmen, die bereits mit ähnlichen Herausforderungen wie Sie konfrontiert waren, kann er Ihnen dabei helfen, häufig wiederkehrende Fehler zu vermeiden und das Beste aus Ihrem Unternehmen herauszuholen.
Fazit: Handeln Sie jetzt und profitieren Sie von Ihrer branchenspezifischen ERP-Lösung!
Ein ERP-System kann langfristig dazu beitragen, dass Ihre Geschäftsprozesse optimiert und dadurch effizienter werden. Dadurch ist es langfristig auch möglich, dass Sie mehr Umsatz generieren.
Voraussetzung ist dafür allerdings, dass Sie ein ERP-System wählen, welches sich perfekt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden lässt und somit genau die Features bietet, die Ihr Unternehmen benötigt.
Verlassen Sie sich bei der Auswahl nicht auf Ihr Bauchgefühl. Arbeiten Sie Ihre Bedürfnisse konkret heraus oder analysieren Sie diese mit uns gemeinsam. Als echter Full-Service Dienstleister sind wir der Partner an Ihrer Seite, der Sie von der Beratung bis zur technischen Umsetzung unterstützt.
Gerne bieten wir Ihnen eine unverbindliche und kostenfreie Beratung und erstellen Ihnen einen individuell auf Ihr Unternehmen angepassten Erfolgsplan.
Kontaktieren Sie uns bei Interesse über unser Kontaktformular oder vereinbaren Sie gleich jetzt Ihren kostenfreien Beratungstermin!
