Die Erstellung eines ERP-Lastenhefts, genau wie die Auswahl einer neuen ERP-Lösung, stellt viele Firmen regelmäßig vor neue Herausforderungen. Welche Features und Funktionen sollte das ideale ERP System haben? Und wie passen Sie die Module an Ihr Geschäft und Ihre individuellen Abläufe an? Genau darum geht es bei der Lastenheft-Erstellung. Mit der richtigen Vorlage ist das Ausfüllen Ihres Lastenhefts schnell erledigt!
Wir helfen Ihnen dabei, Ihre individuellen Bedürfnisse herauszuarbeiten und geben Ihnen eine wertvolle Anleitung an die Hand, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung eines ERP-Lastenhefts führt.
Noch mehr Zeit können Sie sparen, wenn Sie direkt Ihre kostenfreie Lastenheft-Vorlage bei uns anfordern. Schreiben Sie uns dafür einfach eine kurze Nachricht mit „Lastenheft“ über das Kontaktformular. Wir senden Ihnen dann eine kostenfreie Vorlage per E-Mail zu, die Sie ganz nach Belieben anpassen können.
Lesen Sie davor unbedingt diesen Beitrag bis zum Ende durch damit Sie wissen worauf es dabei ankommt und wie Sie schnell zum Ziel kommen.
- Was ist ein ERP-Lastenheft?
- Welche Vorteile bietet ein ERP-Lastenheft?
- Was sind die Unterschiede zwischen ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft?
- Wer erstellt ein ERP-Lastenheft? Beziehen Sie Ihr Team mit ein!
- Aus welchen Inhalten sollte Ihr ERP-Lastenheft bestehen? Anleitung in 6 Schritten
- Wir ermitteln Ihre Bedürfnisse und erarbeiten mit Ihnen Ihr ERP-Lastenheft!
- Fazit: ERP-Lastenheft Vorlage jetzt kostenfrei anfordern!
Was ist ein ERP-Lastenheft?
Ein ERP-Lastenheft ist eine Anforderungsliste der nötigen Features und Funktionen an für Einführung eines neuen ERP Software Systems. Es beinhaltet eine Zusammenfassung sämtlicher Funktions-Anforderungen.
Dabei gibt es Aufschluss über sämtliche Prozesse und Abläufe aller Abteilungen, die mit dem System später arbeiten werden. Außerdem enthält es Angaben über Software-Systeme, die derzeit bereits in ihrem Unternehmen genutzt werden, und zeigt schnell die Möglichkeiten für Schnittstellen auf.
Aus Sicht der ERP-Software-Anbieter bildet es die Grundlage, aufgrund derer eine Vorauswahl für passende ERP-Systeme zusammengestellt wird. Beachten Sie deshalb: Je genauer Sie die Spezifikationen für konkrete Anwendungsfälle definieren, desto weniger Missverständnisse können später entstehen.
Welche Vorteile bietet die Erstellung eines ERP-Lastenhefts für die Einführung eines neuen Systems?
Ein sorgfältig erstelltes und gut durchdachtes ERP Lastenheft hat viele Vorteile, z.B.:
- Risikominimierung – Mit einem Lastenheft können Sie vor allem das mit der Auswahl und Einführung einer ERP-Software verbundene Risiko reduzieren. Je genauer Ihre Anforderungen festgehalten werden, desto besser wird das ERP-System am Ende zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen.
- Dokumentation Ihrer Anforderungen – Darüber hinaus haben Sie mit einem ERP-Lastenheft die Möglichkeit, Ihre Anforderungen zu dokumentieren. Somit werden einerseits Sie sich klar darüber, was genau Sie suchen, aber auch Ihr Dienstleister kann dadurch genau abschätzen, welches System Ihre Anforderungen erfüllen kann.
- Bessere Vergleichbarkeit – Ihr Lastenheft können Sie heranziehen, um die Funktionen diverser ERP-Systeme miteinander zu vergleichen. Es dient als eine Art Checkliste, anhand derer Sie überprüfen können, welche ERP-Lösungen am besten zu Ihnen passen.
- Grundlage für ERP-Auswahl – Ein Lastenheft stellt die Grundlage für die Auswahl geeigneter Systeme dar. Es hilft Ihrem Unternehmen dabei, die für Sie richtige ERP-Software zu identifizieren.
- Hilfsmittel für die Einführungsphase – Während der Einführungsphase Ihres neuen ERP-Systems dient ein Lastenheft als Bezugspunkt des weiteren Projektverlaufes.
Was sind die Unterschiede zwischen einem ERP-Lastenheft und einem ERP-Pflichtenheft?
Häufig werden die Begriffe ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft als Synonyme verwendet. Die Unterschiede sind jedoch erheblich.
Um künftig Verwechslungen zu vermeiden, zeigen wir Ihnen die Unterschiede zwischen Lastenheft und Pflichtenheft auf:
Was ist ein ERP-Lastenheft?
- Es fasst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zusammen.
- Es dient als Grundlage für das Pflichtenheft.
- Das ERP-Lastenheft wird von Ihnen und Ihrem Team erstellt.
Was ist ein ERP-Pflichtenheft?
- Es wird auf Basis des Lastenhefts erstellt.
- Ein ERP-Pflichtenheft bestimmt den Leistungsumfang der ERP-Einführung und konkretisiert, wie die Umsetzung genau ablaufen soll.
- Der ERP Software Dienstleister ist für die Erstellung des ERP-Pflichtenhefts zuständig. Es wird Ihnen im Anschluss zur Verfügung gestellt.
Wer erstellt ein ERP-Lastenheft? Beziehen Sie Ihr Team mit ein!
Ein ERP-Lastenheft wird von dem Unternehmen erstellt, welches ein ERP-System einführen möchte. Das wichtigste im Rahmen der Erstellung ist es, sämtliche Mitarbeiter, die später mit dem System arbeiten sollen, in den Prozess einzubeziehen. Somit können Sie sicherstellen, dass das ERP-System alle Anforderungen erfüllt und auch von Ihrem Team angenommen wird.
Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang folgende Fragen:
- Welche Mitarbeiter sind schon länger in Ihrem Unternehmen und mit den Kernprozessen vertraut?
- Welche Abteilungen können am meisten von der Einführung eines ERP-Systems profitieren, z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft & Fakturierung, Produktionsplanung & Steuerung und Projektverwaltung?
- Wer ist der Hauptansprechpartner der jeweiligen Abteilungen, die später mit dem ERP-System arbeiten werden?
- Was erhoffen Ihre Mitarbeitern sich von der Implementierung eines CRM-Systems?
- Welche Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen gilt es zu optimieren?
Besprechen Sie die Fragen mit den Ansprechpartnern der jeweiligen Abteilungen und gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse darüber, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Bedenken Sie immer: Ein gutes System sollte so wenige Funktionen wie möglich und nur so viele wie nötig haben! So vermeiden Sie unnötiges „Übergewicht“ Ihrer Software!
Aus welchen Inhalten sollte Ihr ERP-Lastenheft bestehen? Anleitung in 6 Schritten
Damit Ihnen das ERP-Lastenheft auch den gewünschten Nutzen liefert, sollten Sie bei der Erstellung nach einem bewährten Schema vorgehen.
Wir haben Ihnen dafür die nach unserer Erfahrung wichtigsten Inhalte zusammengefasst. Gehen Sie die einzelnen Schritte durch und beantworten Sie die Fragen am bestens schriftlich. Diese Vorgehensweise wird Ihren ERP-Auswahlprozess unterstützen.
Schritt 1: Stellen Sie Ihr Unternehmen vor!
- Welche Produkte und/oder Dienstleistungen bietet Ihre Firma ihren Kunden?
- Gibt es besondere Herausforderungen in Ihrer Branche? Welche Probleme sind Ihnen bei Wettbewerbern aufgefallen?
- Welche Mitarbeitern sind Teil Ihres ERP-Teams?
Schritt 2: Beschreiben Sie die aktuelle IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens!
- Wie ist es um die derzeitige IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen bestellt?
- Welche Software-Systeme nutzen Sie derzeit in Ihrer Firma?
- Gibt es Software, die an das neue ERP-System angebunden werden soll?
Schritt 3: Definieren Sie Ihre persönliche Ziele!
Werten Sie die Ergebnisse aus der Befragung Ihrer Mitarbeiter aus und definieren Sie Ihre persönlichen Ziele. Achten Sie hier erneut darauf, Ihre Ziele möglichst konkret zu formulieren.
Schritt 4: Planen Sie die ERP-Einführungsphase!
- Welcher Zeitplan ist für die Einführung des ERP-Systems angedacht?
- Welche Mitarbeiter und Abteilungen im Unternehmen werden in der Anfangsphase der ERP-Einführung beteiligt sein?
- Zu welchem Zeitpunkt sollen Schulungen der Mitarbeiter und der GoLive Termin stattfinden?
Schritt 5: Erstellen Sie einen Fragenkatalog für Ihren Softwareanbieter!
Stimmen Sie im Anschluss folgende Fragen mit Ihrem ERP-Anbieter ab:
- Wird die ERP-Einführung in mehrere Phasen eingeteilt?
- Welche dieser Phasen sind für die ERP-Einführung besonders entscheidend?
- Gibt es weitere Projektphasen nach der ERP-Einführung?
- Welche Serviceleistungen und Schulungen sind erforderlich?
- Gibt es Wartungsverträge für die Zeit nach der ERP-Einführung?
Schritt 6: Konkretisieren Sie Ihre funktionalen Anforderungen an Ihr neues ERP-System
Zuletzt sollten Sie Ihre funktionalen Anforderungen an Ihr neues ERP-System genauer konkretisieren. Dafür bietet es sich an, eine Tabelle in Excel zu erstellen und diese in die jeweiligen Abteilungen Ihres Unternehmens zu unterteilen. Zählen Sie pro Abteilung die Funktionen auf, die hier besonders wichtig sind. Zuletzt weisen Sie den einzelnen Funktionen Prioritäten zu, zum Beispiel von 1 („hohe Priorität“) bis 3 („geringe Priorität“).
Wir ermitteln Ihre Bedürfnisse und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen Ihr individuelles ERP-Lastenheft!
Damit Ihre ERP-Einführung reibungslos abläuft, brauchen Sie ein gutes und vor allem auch detailliertes Lastenheft. Dieses können Sie an diverse Anbieter weitergeben, die dann mit Ihren Angaben eine individuelle ERP-Erstpräsentation für Sie erstellen.
Allerdings wird ein ERP-Lastenheft nur in Kombination mit der richtigen Beratung und Umsetzung ihr volles Potential entfalten. Am einfachsten und auch effizientesten ist deshalb die Zusammenarbeit mit einem Full-Service Anbieter der Sie von Anfang an unterstützt.
Als echter Full-Service Dienstleister sind wir der ideale Partner für Sie. Wir stehen Ihnen zur Seite von der ersten kostenfreien Beratung bis zur technischen Umsetzung und Implementierung Ihres ERP-Systems. Kontaktieren Sie uns jetzt direkt über unser Kontaktformular oder vereinbaren Sie direkt einen Termin für eine kostenfreie Beratung!
ERP-Lastenheft Vorlage jetzt gratis anfordern!
Fordern Sie unsere kostenfreie ERP-Lastenheft-Vorlage als Excel-Datei an und machen Sie sich vertraut mit der Struktur und dem Aufbau.
Kontaktieren Sie uns dafür einfach über unser Kontaktformular und schreiben Sie uns eine kurze Nachricht mit „Lastenheft“. Wir senden Ihnen daraufhin per E-Mail Ihre kostenfreie ERP Lastenheft Vorlage zu, die Sie ganz nach Ihrem Bedarf bearbeiten können.
