Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen sich im Rahmen Ihrer Buchführung an die gesetzlichen Vorgaben halten.
Zu diesen Vorgaben gehören Aufbewahrungsfristen, Formalia aber auch die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz “GoBD”. Hier wird festgelegt, wie Belege erfasst und archiviert werden müssen. Wer beispielsweise Belege digital erstellt und versendet, muss diese nach GoBD in unveränderbarer Form archivieren.
Welche weiteren Vorgaben es gibt, wie Sie diesen nachkommen und welche Softwarelösungen Sie bei der Umsetzung ideal unterstützen, erfahren Sie in diesem Beitrag!
- Was ist die GoBD und was legt sie fest?
- Was sind die Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Vorgaben nach der GoBD?
- Was bedeutet “revisionssicheres” Archivieren von Belegen und Dokumenten?
- Rechtskonformes Belegmanagement - Der Workflow in 3 Schritten erklärt
- Mesonic Beleg Pro als GoBD-konforme ERP-Softwarelösung für Ihr Unternehmen
- Fazit: Wir beraten Sie kostenfrei und finden die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse
Was ist die GoBD und was legt sie fest?
GoBD ist kurz für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und legt fest, in welchem Umfang und für wie lange Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen.
Grundsätzlich ist jeder Unternehmer zur Einhaltung der GoBD verpflichtet, also nicht nur Bilanzierungspflichtige. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer müssen die Vorgaben der GoBD im Rahmen ihrer Buchhaltung beachten.
Ein Unternehmen handelt GoBD-konform, wenn es über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen die in der GoBD enthaltenen Vorschriften einhält. Dafür müssen Sie also sicherstellen, dass bei der Führung von Büchern – unabhängig davon ob in elektronischer oder Papierform – und sonst steuerlich relevanten Aufzeichnungen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, wahr, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.
Was heißt das genau?
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit – Eine lückenlose Verfahrensdokumentation soll Dritten einen Überblick über sämtliche Geschäftsvorgänge geben. Daher gilt das oberste Gebot: Keine Buchung ohne Beleg!
- Vollständigkeit – Dabei muss jeder einzelne Vorgang aufgezeichnet werden. Nur eine lückenlose Dokumentation ermöglicht eine problemlose Nachprüfung!
- Richtigkeit – Es versteht sich von selbst, dass sämtliche Vorgänge wahrheitsgemäß zu dokumentieren sind.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen – Eine Buchung soll zeitnah nach dem Eintreten des Geschäftsvorfalls erfolgen, um Manipulationen zu verhindern.
- Ordnung – Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Buchungen systematisch erfasst werden.
- Unveränderbarkeit – Jederzeit soll der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments festgestellt werden können. Somit müssen Änderungen dokumentiert werden. Dadurch soll Überschreibungen und Fälschungen entgegengewirkt werden.
Unabhängig davon, welche Lösung Sie für die Erstellung Ihrer Rechnungen bzw. Belege und anderen steuerlich relevanten Dokumenten nutzen, müssen diese nach der Erstellung also revisionssicher archiviert werden. Wie genau die Umsetzung hierbei zu erfolgen hat, wird nicht näher erläutert.
Viele Lösungen ignorieren die Vorschriften jedoch gänzlich und sind daher nicht GoBD-konform oder Sie sind nicht selten mit einem sehr hohen Arbeitsaufwand verbunden.
Was sind die Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Vorgaben nach der GoBD?
Im Falle einer Betriebsprüfung kann es bei Nichteinhaltung der Vorgaben nach GoBD dazu kommen, dass Belege nicht anerkannt werden. Sie gelten dann als “nicht vorhanden”, wodurch die komplette Buchführung fehlerhaft und unvollständig wird.
Je nach Ausmaß der Beanstandungen müssen Sie dann mit folgenden Konsequenzen rechnen:
- Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn
- Steuernachzahlungen
- Nachzahlungszinsen
- In schweren Fällen sogar strafrechtliche Konsequenzen
Die Missachtung de GoBD-Vorgaben führt allerdings erst dann zu Konsequenzen, wenn daraus weitere Fehler in Ihrer Buchhaltung resultieren, die Ihre Vermögenslage verfälschen.
Wer seine Buchhaltung gewissenhaft führt, ist auf der sicheren Seite. Schützen Sie sich also dringend vor diesen Konsequenzen und gehen Sie kein Risiko ein.
Was bedeutet “revisionssicheres” Archivieren von Belegen und Dokumenten?
Im Fokus der GoBD steht also das revisionssichere Archivieren von Belegen und anderen steuerlich relevanten Dokumenten. Was genau bedeutet das für die Praxis?
Sämtliche Ausgangsrechnungen und Belege, die erstellt werden, dürfen nach GoBD nicht mehr verändert werden. So wie Ihr Buchungsjournal in der FiBu auch “festgeschrieben” werden muss, sollen auch die Belege festgeschrieben werden.
Das Ziel ist also ein System, welches dafür ausgelegt ist, Dokumente dauerhaft zu archivieren und zu verhindern dass Dateien nachträglich elektronisch verändert werden.
Somit soll für die Finanzbehörden absolute Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der unternehmensinternen Vorgänge gewährleistet werden, die jederzeit auf Nachfrage vorlegbar sein müssen.
Rechtskonformes Belegmanagement - Der Workflow in 3 Schritten erklärt
Wie erreicht man nun eine GoBD-konforme Buchführung?
- Wahl eines GoBD-konformen Systems – Wird eine Rechnung elektronisch erstellt und verschickt, muss diese auch elektronisch archiviert werden. Bereits die Erstellung der Rechnung muss mit einem GoBD-konformen System erfolgen. Word oder Excel-Vorlagen erfüllen diese Anforderungen in der Regel nicht!
- Archivierung nach Versand – Nach Erstellung und Versand der Rechnung muss diese nahtlos aus dem Rechnungs-System heraus archiviert werden.
- Verwaltung von Rechnungen – Der dritte wichtige Schritt im Workflow ist die Verwaltung von Rechnungen. Sicherlich kommt es im Geschäftsalltag immer wieder zu Korrekturen von Rechnungen. Gemäß GoBD müssen Rechnungsnummern jedoch fortlaufend sein und Dokumente dürfen nicht mehr bearbeitet werden. Um dennoch Änderungen vornehmen zu können, wäre der korrekte Weg die Erstellung einer Storno-Rechnung bzw. Guthaben-Rechnung, um eine Differenz auszugleichen.
Mesonic Beleg Pro als ganzheitlich GoBD-konforme ERP-Softwarelösung zur Belegarchivierung
Wie Sie sehen sind die Anforderungen streng und auf den ersten Blick auch ziemlich komplex. Daher empfehlen wir unbedingt eine Softwarelösung zu nutzen, die bereits alle Vorgaben erfüllt und einen einfachen Workflow ermöglicht.
Mit Mesonic Beleg Pro können wir Ihnen ein solides System anbieten, welches alle Anforderungen erfüllt!
- Einfacher Workflow – Mesonic Beleg Pro bietet Ihnen einen einfachen, effizienten Workflow zur Erstellung und Archivierung von Belegen.
- Unabhängig von Ihrer Situation – Wir haben eine passende Lösung für Sie parat! Egal welches System Sie momentan nutzen, sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen dabei, den für Sie effektivsten Weg zur Einhaltung der GoBD-Vorschriften zu finden.
Fazit: Wir beraten Sie kostenfrei und finden die richtige Lösung für Ihre Bedürfnisse!
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