Lohn digitalisieren – Die 5-Schritte Anleitung zur papierlosen Online-Lohnabrechnung

Die Aufgabe der HR-Abteilung sollte sein, sich um Angelegenheiten der Mitarbeiter im Unternehmen zu kümmern, Stellen ideal zu besetzen, sowie insbesondere die Kultur und die Performance im Unternehmen zu erhöhen.

Der Alltag sieht jedoch gerade in kleinen und mittelständischen Firmen ganz anders aus. Hier sind die Mitarbeiter der Personalabteilung häufig vor allem mit der Abarbeitung von Prozessen wie beispielsweise der Lohnabrechnung beschäftigt. Zwar sind das ebenfalls wichtige Aufgaben, diese bringen aber das Unternehmen nicht voran. Außerdem bleibt oft nur noch wenig Zeit dafür, dass Ihr HR-Team sich um die Belange der Mitarbeiter kümmern kann.

Nicht zuletzt führt diese wenig abwechslungsreiche Arbeit häufig auch dazu, dass Mitarbeiter ineffizienter arbeiten.

Beenden Sie diesen Teufelskreis! Hierfür ist die Digitalisierung der Lohnabrechnung ein wichtiger Schritt, der Sie nicht nur näher zum papierlosen Unternehmen bringt, sondern vor allem auch Ihrem HR-Team hilft sich wieder um die wirklich relevanten Dinge kümmern zu können. 

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie in 5 Schritten eine Online-Lohnabrechnung einführen und worauf es hierbei ankommt. Vermeiden Sie Fehlinvestitionen in eine falsche Software und informieren Sie sich vorab über die wichtigsten Punkte, um folgenreiche und kostenintensive Fehler zu umgehen.

Definitionen und Unterschiede zwischen den Begriffen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

Die Begriffe Lohn- und Gehaltsabrechnung werden in der Praxis häufig als Synonyme verwendet. Genau genommen ist das jedoch nicht ganz richtig, denn es gibt einen entscheidenden Unterschied:

  • Gehaltsabrechnung – Die Gehaltsabrechnung bezieht sich auf einen genau festgelegten Monatsbeitrag, der einem Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Das Gehalt bleibt gleich, auch wenn sich die geleisteten Arbeitstage, die Länge des Monats oder andere Punkte verändern.
  • Lohnabrechnung – Die Lohnabrechnung hingegen betrifft die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung, die auf einem Stundenlohn basiert. Die Arbeitsstunden können je nach Bedarf, Monat oder anderen Faktoren schwanken – und somit auch der Lohn.

Gesetzliche Vorgaben für die digitale Lohnabrechnung

Jeder Arbeitgeber muss in Deutschland eine nachvollziehbare Lohnabrechnung ausstellen – und zwar in Textform. Ob dies in Papierform per Post erfolgt oder digital, bleibt dabei grundsätzlich Ihnen überlassen.

Die Anforderungen sind somit also auch dann erfüllt, wenn die Abrechnung als digitales Dokument übermittelt wird.

Dabei muss der Arbeitgeber sich allerdings sicher sein, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung über ein elektronisches Postfach auch tatsächlich abrufen kann. Deshalb muss der Arbeitnehmer sich damit einverstanden erklären, dass er seine Lohn bzw. Gehaltsabrechnung künftig über das digitale Postfach erhält. 

Wichtig ist hierbei die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes einzuhalten. Laut Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) müssen die personenbezogenen Daten bei einer elektronischen Übertragung geschützt werden – und dies gilt selbstverständlich bzw. sogar in besonderem Maße auch für die Übermittlung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Denn: Hier sind neben dem Namen, der Adresse und den Informationen zu den Finanzen auch Hinweise auf die Konfessionszugehörigkeit enthalten. Bei letzteren handelt es sich um eine besondere Kategorie personenbezogender Daten, die nach der DSGVO nur in Ausnamefällen verarbeitet werden dürfen.

Greifen Sie also für die digitale Lohnabrechnung auf ein System zurück, welches die Anforderungen an die DSGVO berücksichtigt und stellen Sie sicher, dass der Zugang zu den Abrechnungsunterlagen geschützt wird, beispielsweise mittels eines Passworts.

Was sind die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung gegenüber dem veralteten System in Papierform?

Die digitale Übermittlung ist nicht nur zeitgemäß, sondern bringt auch viele Vorteile mit sich.

Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen:

  • Effizienter –  Der Arbeitsaufwand verringert sich, da die Lohnabrechnung in nur wenigen Klicks online versendet werden kann. Umständliches Ausdrucken fällt weg! 
  • Kostengünstiger – Dies spart auch Kosten, nicht zuletzt weil kein Porto mehr gezahlt werden muss.
  • Sicherer – Geht eine per Post verschickte Lohnbescheinigung verloren, kann das für Sie und Ihre Mitarbeiter weitreichende Folgen haben. Das kann beim digitalen Versand nicht passieren.
  • Aktuell – Dank automatischen Softwareupdates sind stets gesetzlich aktuelle Regelungen bereits hinterlegt. Teure Fehler werden somit frühzeitig vermieden. 
  • Rechtssicher – Gesetzliche Meldungen werden automatisch verschickt. Sie übermitteln sämtliche Angaben an das Rechenzentrum (Lohnsteuer, Versicherungen, Beitragsnachweise, Sozialversicherungsbeiträge, Unfallversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung usw.). Damit kommen Sie schnell und unkompliziert Ihrer Sorgfaltspflicht nach.
  • DATEV-Schnittstelle – Lohnabrechnungsdaten können ganz einfach über eine DATEV-Schnittstelle für Ihren Steuerberater freigegeben werden. 

Vorteile für Ihre Mitarbeiter:

  • Schneller – Mitarbeiter erhalten ihre Lohnabrechnung schneller als bei der Variante in Papierform, da die Postlaufzeiten wegfallen.
  • Digitales Archiv – Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf vergangene Abrechnungen. Sowohl aktuelle als auch archivierte Lohnabrechnungen sind jetzt das ganze Jahr rund um die Uhr und von jedem Gerät aus für Ihre Mitarbeiter verfügbar. Ihre Mitarbeiter haben von überall aus Zugang darauf. 
  • Mitarbeiterportal – Ihre Mitarbeiter müssen für Lohn- und Gehaltsangelegenheiten nicht mehr das Lohnbüro aufsuchen. Fragen zu beispielsweise Kirchensteuer, Kindergeld, Lohnsteuerklassenänderung und Urlaubsanträge können bequem online verwaltet werden.
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In 5 Schritten zur digitalen Lohnabrechnung

Haben Sie sich entschieden, auf die digitale Lohnabrechnung umzusteigen, helfen wir Ihnen dabei, Ihre Pläne umzusetzen. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Wahl der passenden Softwarelösung 

Im ersten Schritt wählen Sie eine Softwarelösung, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt und welche Ihre Wünsche bei gleichzeitiger Einhaltung der DSGVO-Vorgaben berücksichtigt.

Eine Softwärelösung ist essentiell für Ihren Erfolg! So kann Ihre Personalabteilung aus einer zentralen Aufgabenverwaltung die Prozesse und Anträge in Kürze verarbeiten. Das spart Zeit und schafft Sicherheit, da alle Vorgänge protokolliert und nachvollziehbar sind. Somit können verpasste Fristen einfach und transparent vermieden oder verfolgt werden.

Wir arbeiten mit der Lohnabrechnungssoftware von Sage. Hier finden Sie eine zuverlässige Lösung für Ihr Unternehmen – optimal auf die Größe Ihres Unternehmens und Ihre Bedürfnisse abgestimmt.

2. Implementierung der Technik 

Sobald eine passende Software gefunden ist, geht es an die Implementierung der Technik. Nach der Installation folgt der Import der Stammdaten (Mitarbeiterstammdaten), die Parametrisierung der Lohnarten und die Hinterlegung der Krankenkassen. Darauf folgen Testabrechnungen (Controlling). Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, können zur Übergangszeit Systeme zunächst auch parallel betrieben werden.

3. Einbeziehung der Personalabteilung 

Wichtig ist vor allem, dass diejenigen, die später mit dem System arbeiten, auch zufrieden sind und bestmöglich unterstützt werden. 

Unsere Experten führen deshalb fachbezogene Absprachen durch, um Ihre individuellen Prozesse zu berücksichtigen. Wir beherrschen nicht nur die Technik, sondern verfügen auch über fachspezifisches Know-how im Bereich der Lohnbuchhaltung. Wir sprechen Lohnbuchhaltung! 

4. Einführung und Schulung der Mitarbeiter

Im Anschluss folgt die Schulung der HR-Mitarbeiter über den richtigen Umgang mit dem neuen System, um eine effiziente Anwendung und Akzeptanz zu gewährleisten. Denn das beste Programm bietet nur dann den gewünschten Nutzen, wenn es richtig angewandt wird. 

5. Absprache mit Steuerberater und ggf. Einrichtung einer Kanzlei-Anbindung

Mittels DATEV-Schnittstelle können Sie bei Bedarf alle Daten jederzeit an Ihren Steuerberater übermitteln – ganz unkompliziert!

Fazit: Wir begleiten Sie als Partner an Ihrer Seite - von der Beratung bis hin zur technischen Umsetzung.

Aufgrund unseres eigenen Know-hows im Bereich der Lohn- und Finanzbuchhaltung können wir Sie optimal beraten und bei der Implementierung Ihrer neuen Softwarelösung unterstützen. Dabei sind wir spezialisiert auf kundenindividuelle Lösungen. 

Erfahren Sie jetzt mehr über unser Angebot und überzeugen Sie sich selbst!

Gerne bieten wir Ihnen eine 100% unverbindliche und kostenfreie Beratung und erstellen Ihnen einen individuell auf Ihr Unternehmen angepassten Erfolgsplan.

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