Fast jedes Unternehmen kann von den Funktionen eines CRM-Systems profitieren. Somit wagen immer mehr Firmen den Schritt und integrieren ein CRM-System in ihren Firmenalltag – und freuen sich schließlich darüber, wie es ihre unternehmensinternen Prozesse erleichtert. Vorbei sind die Zeiten von unübersichtlichen Excel-Dateien, in denen sich keiner mehr so richtig zurecht findet. Und die positive Veränderung durch die Einführung einer CRM-Software ist in vielen Bereichen spürbar – angefangen von der Verwaltung der Kontaktdaten bis hin zur Verbesserung des Kundensupports.
Doch das ist längst nicht alles. Ein CRM-System kann noch viel mehr! Wer seine Daten nicht nur erfasst, sondern hinterher auch auswertet, kann daraus wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die für den Vertrieb genutzt werden können und dazu beitragen, interne Workflows zu verbessern. Diejenigen Unternehmen, die diese Möglichkeit bisher noch nicht nutzen, lassen ungenutztes Potential im Vertrieb und damit bares Geld auf der Straße liegen.
Wenn Sie also bereits ein CRM-System in Ihrem Unternehmen eingeführt haben und den größten Mehrwert hieraus ziehen wollen, dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Beitrag möchten wir Sie an die Top-5 Vertriebs-Tipps im Bereich Controlling und Reporting heranführen. Welche Kennzahlen sind wichtig? Und wie häufig sollte man sie ermitteln? Wenn Sie diesen Beitrag bis zum Ende lesen, werden Sie verstehen, dass die Auswertung von Kennzahlen gar nicht so schwer ist – und welch großes Potential sie birgt!
- Was bedeutet CRM Controlling & Reporting für den Vertrieb?
- Wie kann Ihr Unternehmen vom CRM Controlling & Reporting wirklich profitieren?
- Welche Kennzahlen sind überhaupt geeignet die Verkaufsstrategie zu steuern?
- Wie entscheide ich, welche Kennzahlen für meinen Erfolg relevant sind?
- Unsere 5 Vertriebs-Tipps für die CRM-Auswertung von Vertriebs-Kennzahlen
- Fazit: Nutzen Sie Ihre CRM-Lösung richtig, wir helfen Ihenn dabei!
Was bedeutet CRM Controlling & Reporting für den Vertrieb? Zielsetzung und Vorüberlegungen
Mit einem CRM-System werden Informationen zu Kunden erfasst, Verkaufsprozesse strukturiert und besagte Kundeninformationen in wertvolles Wissen umgewandelt, um Ihrem Unternehmen zu mehr Klarheit und Übersicht zu verhelfen.
Dies setzt allerdings voraus, dass die jeweiligen Kennzahlen, die das CRM-System ausspielt, im Unternehmen, beispielsweise vom Vertriebsteam, regelmäßig ausgewertet werden. Denn hier liegt das große Potential!
- Status Quo – Sie erhalten Auskunft über den aktuellen Status Quo. In klassischen Auswertungen sind beispielsweise Berichte darüber enthalten, welche Produkte oder Dienstleistungen sich besonders gut verkaufen und welche nicht.
- Zukunftsprognosen – Aber die Auswertung beschränkt sich selbstverständlich nicht nur auf die Vergangenheit. Sie können darüber hinaus auch Prognosen für die Zukunft ableiten.
Welche Anforderungen ein Unternehmen an Controlling & Reporting hat und welche konkreten Erkenntnisse es sucht, ist sehr individuell. Es gibt jedoch auch Vorlagen, von denen jedes Unternehmen unmittelbar profitieren kann und die sich daher vor allem für den Einstieg lohnen.
Wie kann Ihr Unternehmen vom CRM Controlling & Reporting wirklich profitieren?
Das CRM Controlling & Reporting hat einen großen Einfluss auf Ihr gesamtes Unternehmen:
Erhalten Sie Dank CRM Controlling & Reporting ein umfassendes Kundenbild für eine möglichst individuelle Betreuung
Ihr Anspruch im Betrieb sollte es sein, eine qualitativ hochwertige und möglichst individuelle Betreuung Ihrer Interessenten und Kunden zu bieten. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie Ihre Interessenten und Kunden genau kennen.
Wenn Sie Ihr CRM also nur zur reinen Adressverwaltung nutzen, werden Sie nicht weit kommen. Sie brauchen detaillierte Informationen! Wenn Sie beispielsweise wissen, welcher Kunde welche Produkte gekauft hat, können Sie ihm weitere, dazu passende Produkte anbieten. Wenn Sie darüber hinaus Ihre Top-Kunden und deren Umsatz pro Produkt oder Service kennen, wissen Sie auch, wie Sie die Betreuung der einzelnen Kunden organisieren müssen und wo Ihre Schwerpunkte liegen sollten.
All das erfahren Sie aus den Berichten Ihres CRM-Systems!
Optimieren Sie regelmäßig Ihr Angebot mit Hilfe der CRM Controllings & Reportings – für mehr Umsatz!
Regelmäßige Analysen ermöglichen es Ihnen auch, wertvolle Erkenntnisse über Ihre Produkte zu gewinnen. Bei welchen Produkten gibt es unter Umständen besonders viele Reklamationen? Müssen hier eventuell Nachbesserungen vorgenommen der Prozesse angepasst werden?
Mit diesen Erkenntnissen können Sie neben dem Vertrieb auch im Servicebereich regelmäßig Anpassungen vornehmen und sich weiterentwickeln.
CRM Controlling & Reporting ermöglicht Ihnen zielgerichtetes und kosteneffizientes Marketing
Das Reporting ist auch für Ihre Marketingmaßnahmen essentiell. So ist es Ihnen möglich, Zielgruppen zu selektieren und konkret zu kontaktieren.
Ein Beispiel hierfür sind die Auswertungen über das E-Mail-Marketing, also z.B. die Newsletter-Öffnungs- bzw. Klickraten. Hier erfahren Sie wertvolle Informationen darüber, wie viele der Empfänger Ihre Newsletter tatsächlich öffnen! Hieraus können die Verkaufschancen für neue Produkte oder Leistungen ermittelt werden.
Wichtig: Rechtzeitig eingreifen
Wichtig ist für alle Bereiche, dass Sie gegebenenfalls rechtzeitig steuernd eingreifen. Nur so werden Sie die maximale Sales-Performance erreichen.
Welche Kennzahlen sind überhaupt geeignet die verkäuferische Strategie zu steuern?
Wer sich einfach auf sein Bauchgefühl bei der Steuerung des Unternehmens verlässt, der hat keine Chance zu evaluieren, welche Schritte tatsächlich zum Erfolg geführt haben. Daher ist es auf diese Weise sehr unwahrscheinlich, Erfolge reproduzieren zu können.
Anders ist dies, wenn geeignete Kennzahlen analysiert und für die Vertriebsstrategie herangezogen werden.
Im Vertrieb existieren zahlreiche Controlling-Maßnahmen, die den gesamten Vertriebsprozess und darüber hinaus weitere Unternehmensbereiche überwachen und verbessern können. Die Key Performance Indicators (KPIs) liefern hierbei die relevanten Kennzahlen und informieren über die Zielerreichung vertrieblicher Aktivitäten. Dem Sales Manager bieten Sie dabei ein Werkzeuge zur Steuerung der verkäuferischen Strategie.
Diese Kennzahlen lassen sich auf unterschiedlichste Art und Weise kategorisieren. Hier ein paar Beispiele für einen ersten Überblick:
1. Quantitative Vertriebskennzahlen
Im Rahmen der quantitativen Vertriebskennzahlen geht es um klare Fakten und darum zu überprüfen, ob Ziele eingehalten werden.
Sie können hier einerseits überprüfen, ob Ihre Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoll einsetzen. Finden Sie heraus, womit sie sich derzeit beschäftigen und ob sie hinreichend ausgelastet sind, indem Sie tägliche Aktivitäten in Ihrem CRM-System festhalten.
Beispiele für Kennzahlen sind
- Anzahl der Kontaktaufnahmen
- Anzahl der generierten Leads
- Anzahl der versendeten Angebote
Aber auch eine weitsichtige Analyse ist möglich, also beispielsweise im Hinblick auf die Jahresplanung. Hier werden am Anfang des Jahres konkrete Ziele gesetzt und regelmäßig auf Ihre Erreichbarkeit zum Jahresende hin überprüft
Beispiele hierfür sind
- Umsatz – Einer der wichtigsten Kennzahlen im Vertrieb ist sicherlich der Umsatz. Dieser wird gerne je Mitarbeiter ermittelt. Auswertungen pro Region, Kundengruppen, Vertriebskanal oder beispielsweise nach verkauften Produkten können ebenfalls zielführend sein.
- Conversion Rate – Die Conversion Rate gibt Auskunft darüber, wie der Sales Funnel funktioniert und welche Aktivitäten den höchsten Return haben.
- Abschlussrate – Hier geht es darum, wie viele Möglichkeiten tatsächlich zum Abschluss geführt haben und welcher Umsatz damit im Durchschnitt erzielt werden konnte.
2. Qualitative Vertriebskennzahlen
Bei den qualitativen Vertriebskennzahlen geht es darum, mit den eigenen Mitarbeitern im ständigen Austausch zu stehen und über die harten Zahlen und Fakten zu blicken, um weitere Erkenntnisse auf einer tiefergreifenden Ebene zu erhalten. Wenn Sie über die quantitativen Vertriebskennzahlen erfahren, dass Sie einen weiteren Auftrag brauchen, erfahren Sie hier, wie Sie dafür am besten vorgehen sollten.
Beispiele für qualitative Kennzahlen sind
- Verkaufsargumente – Welches Auftreten und inhaltliche Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter ist gefragt
- Hintergrund der Kunden – Welche Bedürfnisse und Wünsche haben sie?
- Lead-Qualifizierung – Wie viele wie gute Daten haben Sie über einen Lead gesammelt?
Wie entscheide ich, welche Kennzahlen im Einzelfall für mich und mein Unternehmen relevant sind?
Von den verschiedenen Kennzahlen sind für Sie viele überflüssig, andere können hingegen extrem hilfreich und auch aussagekräftig für Ihre Vertriebsstrategie sein.
Es kommt also entscheidend darauf an, unter den vielen Kennzahlen die für Ihr Unternehmen relevanten herauszufiltern und deren Entwicklung zu überprüfen.
Um zu entscheiden, welche Kennzahlen für Sie im Einzelfall relevant sind und daher besondere Aufmerksamkeit erhalten sollten, finden mit einer Analyse des Ist- und Sollzustandes heraus.
- Ist-Zustand Auswertung – Wie gesund ist mein Unternehmen? Welche Leistungen oder Produkte sind im Absatz angestiegen?
- Trends (Erfassung des Soll-Zustands) – Wo möchte Ich hin? Und wo ergeben sich Chancen?
Wie so oft gilt auch bei Kennzahlen: Weniger ist mehr! Wer sich nur wenige, aber dafür für sein Unternehmen aussagekräftige KPIs auswählt, diese regelmäßig und ausgiebig misst, wird am meisten profitieren.
Denn der eigentliche Mehrwert liegt nicht in der Erstellung von Standardreportings mit unzähligen Grafiken, deren Erstellung unter Umständen sogar länger dauert, als die Analyse der Hintergründe selbst, sondern in der ernsten Auseinandersetzung mit einigen wenigen Kennzahlen, die für Sie wirklich wichtig sind.
Unsere 5 Vertriebs-Tipps für die Auswertung von Kennzahlen
Wie Sie nun erfahren haben, bringen Kennzahlen allein den Vertrieb nicht weiter. Es kommt daher entscheidend auf die richtige Auswertung an. Dafür haben wir Ihnen unsere wichtigsten Tipps zusammengestellt:
1. Individualität: Nutzen Sie eine CRM-Lösung, die sich an Ihr Unternehmen anpasst
Ein CRM-System kann Ihnen wertvolle Daten liefern, deren Auswertung Ihr Unternehmen voranbringt. Wichtig ist hierbei jedoch, dass Sie eine CRM-Lösung finden, die perfekt auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Nur dann werden Sie nachhaltig davon profitieren!
2. Sparen Sie Zeit und arbeiten Sie effizienter! Einmal angelegt sind Reportings mit einem Knopfdruck erstellbar
Die entscheidende Arbeit liegt bei der Einführung eines CRM-Systems gleich am Anfang: Wenn Sie sich hier die Mühe machen und sämtliche Daten so genau wie möglich angeben, werden Sie später von Ihrer Vorarbeit profitieren.
Immer wiederkehrende Daten werden automatisch ausgefüllt und steigern somit die Effizient in Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus sind auf Knopfdruck Auswertungen möglich – wann immer Sie diese benötigen.
3. Legen Sie vorab fest, welche KPIs wirklich eine Hebelwirkung haben – bestenfalls im Team
Besprechen Sie optimalerweise teamübergreifend, welche KPIs für Ihr Unternehmen besonders entscheidend sind und legen Sie von Anfang hier den Schwerpunkt Ihrer Analysen und Vertriebsstrategie.
Vermeiden Sie redundante und komplizierte Kennzahlen, die Sie eher aufhalten, statt voranbringen und konzentrieren Sie sich auf wenige passende, die dazu beitragen, aussagekräftige Berichte zu liefern.
4. Vereinbaren Sie ein monatliches Meeting zur gemeinsamen Besprechung der Auswertungen
Um maximal zu profitieren, empfiehlt es sich, Berichte im Team zu diskutieren. Dabei ist Kontinuität essentiell! Organisieren Sie regelmäßige Meetings zur Besprechung der Auswertungen.
Legen Sie einen festen Termin dafür fest, je nach Bedarf also z.B. “jeden Freitag um 10 Uhr” oder “der letzte Freitag eines Monats um 10 Uhr”. So wird sichergestellt, dass Daten nicht nur gesammelt, sondern auch ausgewertet werden und schließlich auch zu einer Veränderung im Unternehmen beitragen können.
Auch eine Visulisierung der Daten kann hierbei hilfreich sein.
5. Hinterfragen Sie regelmäßig die Bedeutung der ausgewerteten Kennzahlen und passen Sie diese ggf. an
Unternehmen verändern sich stetig und mit dieser Veränderung auch Ihre Bedürfnisse. Um nicht auf der Stelle zu treten, sollten Sie auch regelmäßig hinterfragen, ob die ausgewählten KPIs weiterhin für Ihren Unternehmenserfolg maßgeblich sind.
Wenn Sie also beispielsweise über einen längeren Zeitraum keine Veränderungen feststellen, dann können Sie davon ausgehen, dass die anfangs für besonders relevant gehaltenen Kennzahlen vermutlich doch gar nicht so entscheidend sind, wie Sie dachten. Spätestens jetzt ist es an der Zeit, umzustrukturieren und die Auswahl der Kennzahlen zu überdenken.
Fazit: Nutzen Sie Ihre CRM-Lösung richtig und bringen Sie Ihr Unternehmen voran!
Ein CRM-System ist Goldwert! Es wird zum virtuellen Gedächtnis Ihres Unternehmens und kann nachhaltig zur Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen beitragen.
Voraussetzung dafür ist, dass Sie ein CRM-System wählen, welches perfekt zu Ihrem Unternehmen passt und dass Sie dieses dann richtig verwenden und regelmäßig auswerten. Arbeiten Sie deshalb Ihre Bedürfnisse konkret heraus oder lassen Sie sich im Auswahlprozess von uns unterstützen.
Wir sind der Partner an Ihrer Seite – von der Beratung bis zur technischen Umsetzung!
Als echter Full-Service Dienstleister sind wir der Partner an Ihrer Seite, der Sie von der Beratung bis zur technischen Umsetzung unterstützt. Wir wissen, worauf es beim CRM-Controlling ankommt und sind Ihnen gerne auch bei der Auswahl geeigneter Kennzahlen behilflich.
Wir bieten Ihnen gerne eine unverbindliche und kostenfreie Beratung und helfen Ihnen dabei, Ihre Bedürfnisse zu analysieren.
Kontaktieren Sie uns bei Interesse über das Kontaktformular oder vereinbaren Sie direkt Ihren kostenfreien Beratungstermin!
