CRM im Vertrieb nutzen für mehr B2B Abschlüsse – Leitfaden für Unternehmen

Eine  lückenlose Dokumentation und Bereitstellung aller Vertriebsinformationen im CRM-System verhilft Ihnen zu mehr Abschlüssen und damit zu mehr Umsatz.

Ein CRM-System speichert im B2B (Business-to-Business) Vertrieb, Informationen über einen Interessenten sowie ggf. über den Wettbewerb innerhalb eines Verkaufsprojekts, die für den Verkaufsabschluss entscheidend sind. Die Auswertungen der Daten des CRM-Systems schaffen damit die Fakten für gewinnbringende Entscheidungen im Vertrieb.

Erfahren Sie in diesem Ratgeber-Beitrag, warum die Qualifizierung von Vertriebskontakten so wichtig ist, und wie Ihr Vertriebsteam mit dem Einsatz eines CRM-Systems den Unternehmenserfolg sichern und stetig ausbauen kann!

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System ist eine Software, die alle Interaktionen aller Personengruppen mit denen das Unternehmen in Geschäftsbeziehung steht, verwaltet und Struktur in alle Geschäftsabläufe bringt. CRM steht für den Begriff aus dem englischen “Customer Relationship Management” oder auch “Kunden-Beziehungs-Management”.

Ein CRM-System verhilft jedem Ihrer Mitarbeiter, Übersicht in der täglichen Arbeit zu behalten und Informationen für bessere Entscheidungen zu nutzen.

Folgende Funktionen gehören zu den Standardfunktionen eines CRM-Systems:

  • Abbildung der gesamten Kontakthistorie (z.B. E-Mails, Telefonnotizen)
  • Interessenten Management (z.B. Leadqualifizierung)
  • Kunden Management (z.B. Bestandskundenbetreuung)
  • Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Telefonterminen
  • Pflege der Stammdaten (z.B. Namen und Adressen)
  • Controlling: Auswertungen, Listenansichten und Reports

     

Der Funktionsumfang lässt sich in vielen CRM-Systemen außerdem Schritt für Schritt, je nach Anforderung, modular erweitern.

Welche CRM Funktionen benötigt das Vertriebsteam ?

Ein Verkaufsprozess läuft häufig über mehrere Monate oder Jahre.
Das CRM-System ermöglicht dem Vertriebsinnendienst, sich auf die wichtigen Kontakte zu fokussieren, dem Vertriebsaußendienst mobil alle Informationen vor Ort beim Kunden zur Verfügung zu stellen und der Vertriebsleitung einen Überblick über mögliche Geschäftsabschlüsse zu geben.

Der Vertrieb im Innendienst

Der Vertriebsinnendienst hat viele Geschäftskontakte zu pflegen und zu bearbeiten.
Hierbei ist es wichtig diejenigen herauszufiltern, welche das Potential haben zu Kunden zu werden. Dazu müssen diese Leads qualifiziert werden. 

Der digitale Fragebogen zur Erfassung und Auswertung von Informationen

In einem ersten Telefonat können Vertriebsmitarbeiter dem Interessenten Fragen stellen und die Antworten in einem im CRM hinterlegten digitalen Fragebogen festhalten. So kann der Vertrieb die Antworten auswerten und entsprechend Aktivitäten forcieren, oder diese ganz einstellen.

Für die Erstellung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Durch welche Fragen können Sie nun herausfinden ob der Lead eine echte Verkaufschance bietet?
  • Welche Kriterien sind hier wichtig und müssen festgelegt werden?
  • Gibt es KO Kriterien die weitere Aktivitäten ausschließen?

Der Vertrieb im Außendienst 

Prozesse werden durch ein CRM-System softwareunterstützt standardisiert, vereinfacht und somit beschleunigt, gerade im Vertrieb. Daten werden vom Außendienstmitarbeiter von unterwegs aus ergänzt und aktualisiert. Das spart Arbeitszeit und somit Kosten.

Der digitale Besuchsbericht zur Dokumentation von Terminen beim Kunden

Der folgende Prozess mit einem Besuchsbericht zeigt die Möglichkeiten eines mobilen CRM-Systems für den Außendienst:

  • Ein Lead wurde vom Innendienst qualifiziert und ein Termin bei einem potentiellen Kunden für den Außendienstmitarbeiter vereinbart.
  • Alle relevanten Informationen stehen dem Außendienst Mitarbeiter nun auch mobil zur Verfügung. 
  • Informationen im Verkaufsgespräch werden im Besuchsbericht mobil festgehalten.
  • Im Vertriebsmeeting werden alle digitalen Besuchsberichte der Außendienstmitarbeiter per Reporting ausgewertet und ein weiteres Vorgehen beraten.

Die Vertriebsleitung 

Alle möglichen Umsätze werden in sogenannten Verkaufschancen abgebildet und eine Auftragswahrscheinlichkeit berechnet. Diese Reports ermöglichen der Vertriebsleitung zu planen und wenn notwendig Maßnahmen zu ergreifen.

Verkaufschancen-Report zur Ermittlung von Potentialen

Kriterien die ein Verkaufschancen-Report beinhalten sollte:

  • Das Datum und die prozentuale Wahrscheinlichkeit, ob und wann mit einem Verkaufsabschluss zu rechnen ist?
  • Der Status der Verkaufschance in welcher Phase der Verkaufsprozess steht.
  • Eine Übersicht gestaffelt nach Mitarbeiter und Verkaufsgebiet.

Welche Vorteile haben Sie im B2B Vertrieb von einem CRM System?​

Ein CRM-System das abgestimmt ist auf die Anforderungen im Vertrieb, hilft dem Mitarbeiter sich besser zu organisieren, bei der Qualifikation von Kontakten Zeit zu sparen, potenzielle Kunden nicht aus den Augen zu verlieren und zum richtigen Zeitpunkt zu kontaktieren.

Übergeordnete Vorteile für den Vertrieb

  • Den Fokus auf die potenziellen Interessenten zu halten, erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit.
  • Durch ein detailliertes Reporting die richtige Verkaufsmaßnahme erkennen und Maßnahmen ergreifen.
  • Wichtige Informationen vor Ort mit dem potentiellen Kunden gehen nicht verloren.
  • Auswertungen und Bewertungen von Verkaufschancen helfen der Geschäftsführung unternehmensrelevante Entscheidungen zu treffen und Arbeitsplätze zu erhalten.
  • Durch eine gut gesteuerte Angebotsverfolgung erhöht sich die Abschlussquote.
  • Schnellere Einarbeitungszeit eines neuen Vertriebsmitarbeiters. Von der Lead-Qualifizierung bis hin zum Abschluss.

Wie führe ich das Vertriebsteam an eine CRM Einführung heran?

Es gibt wichtige Schritte zu beachten damit das Vertriebsteam gut auf eine CRM-Einführung vorbereitet wird um vom CRM-System optimal zu profitieren.

Schritt 1: Erstellung CRM-Einführungskonzept

Erstellen Sie eine CRM Einführungs- und Umsetzungsstrategie mit einem Lastenheft. Sehen Sie dazu auch unseren Leitfaden: CRM-Lastenheft Erstellung – Bedürfnisse ermitteln in 6 Schritten

Organisieren Sie ein Vertriebsmeeting mit allen Mitarbeitern und gehen wie folgt vor:

Schritt 2: Skizzieren Sie die Ist-Situation im Vertrieb

  • Wie sehen die etablierten Prozesse im allgemeinen aus?
  • Welche Prozesse sollen optimiert werden?
  • Welche Arbeitserleichterungen sollten erreicht werden?

Schritt 3: Kommunizieren Sie nochmals ein paar Vorteile im täglichen Arbeiten

  • Die Möglichkeit mit Kollegen den Kalender zuteilen und und einsehen. Dadurch erkennen ob ein Kollege für einen Termin zu Verfügung steht. 
  • Interne Termine sind in einem CRM-System immer, anders als im outlook, mit einer Adresse oder einem Projekt verknüpft.
  • E-Mails werden direkt oder automatisiert einer Adresse bzw. dem Absender zugeordnet.

Welche Herausforderungen gibt es bei einer CRM-Einführung im Vertrieb ?

Trotz aller genannten Vorteile, tut sich fast jeder Mitarbeiter schwer dabei, erfolgreiche und eingefahrene Wege gerade im Vertrieb zu verlassen! Folgende Fragestellungen und Lösungsansätze können Sie für Ihre Entscheidung nutzen:

 


Adressieren Sie mögliche kritische Fragen bei einer CRM Einführung im Vertrieb und beantworten Sie diese, am besten gemeinsam im Team.

Fazit: Wir verhelfen Ihnen zu einer erfolgreichen CRM-Einführung und zu mehr Umsatz!

Ein CRM-System ist das Gedächtnis im B2B Geschäft und die Grundlage für mehr Abschlüsse im Vertrieb. Es ermöglicht dem B2B Vertrieb softwaregestützt ein professionelles Lead- und Vertriebsmanagement aufzubauen und den Umsatz zu steigern.

Eine CRM Einführung sollte in unterschiedliche Phasen erfolgen und auf die Bedürfnisse eines jeden Vertriebsmitarbeiters abgestimmt sein. Dieses sind die Voraussetzungen für die Akzeptanz und die gewinnbringende Nutzung eines CRM-Systems und entscheidend für Erreichung der Vertriebsziele.

Angefangen mit einer kostenlosen Erstberatung helfen wir Ihnen als Full-Service Dienstleister dabei, jeden Vertriebsmitarbeiter dort abzuholen, wo er gerade steht.
Mit über 20-jähriger CRM-Projekterfahrung kennen wir die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und ihre Einwände, können diese adressieren und aus CRM-Zweiflern CRM-Befürworter machen.

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