In diesem Beitrag erfahren Sie die 10 wichtigsten Gründe für ein CRM-System im Unternehmen. CRM-Features klingen oft sehr technisch und häufig können sich Unternehmer wie Sie nicht wirklich viel darunter vorstellen, wie ein CRM nun tatsächlich den Alltag im Vertrieb effektiver gestaltet und damit letztlich zu mehr Umsatz und Geschäftserfolg führt.
Daher gehen wir hier nicht tief ins Detail, sondern ermöglichen es Ihnen, sich in kurzer Zeit einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Features zu verschaffen.
1. Zentrale Verwaltung der Daten & Integrationen
Der wichtigste Grund für eine CRM-Software ist die komplette Übersicht über alle relevanten Daten in einer einzigen zentralen Datenbank. In dieses umfassende System können alle in Ihrem Unternehmen vorhandenen Office-, Warenwirtschafts- und Archivierungslösungen integriert werden.
Intelligente Schnittstellen tauschen die Informationen automatisch aus und sorgen so dafür, dass alle verbundenen Systeme ständig mit den aktuellsten Daten arbeiten. Ihre Systeme greifen also wie Zahnräder ineinander, anstatt parallel und separat betrieben zu werden.
Einige Beispiele wären die Daten aus der Kommunikation via Mail (z.B. Outlook) oder Telefon sowie auch Geschäftsdaten aus einer ERP-Lösung, die sich nahtlos integrieren lässt. Sehen Sie sich hierzu auch unsere Leistungen in den Bereichen CRM-Beratung und ERP-Beratung an!
Wir übernehmen für Sie nicht nur das Setup, sondern auch die Integration! Weitere Informationen dazu, wie die Systeme ineinander greifen können, finden Sie in unserem Beitrag zum Thema CRM- und ERP Integration in 4 Schritten.
2. Umfassendes Vertriebs-Wissen für alle Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens hat Zugang zu allen für den Vertrieb relevanten Daten. Übersichtlich aufgelistet sind im Datensatz alle Informationen zu Kunden und Partnern des Unternehmens hinterlegt. Eine strukturierte und übersichtliche Ablage für alle Dokumente macht das Auffinden dieser erheblich einfacher.
Die integrierte Suchfunktion anhand von Kategorien, Tags oder anderen Kriterien beschleunigt dies noch zusätzlich. So verringert sich der Aufwand für die Informationsbeschaffung erheblich und jeder Ihrer Mitarbeiter ist immer informiert und einsatzbereit.
3. Die wichtigsten Daten immer und überall verfügbar
Natürlich kann auf alle Daten auch mobil zugegriffen werden. So haben Mitarbeiter im Außendienst jederzeit die aktuellsten Daten vorliegen und können im Kundengespräch mit aktuellen Informationen überzeugen.
Neue Fakten, die beim Kundentermin besprochen werden, können sofort im System vermerkt werden. Eine Nachbearbeitung der Termine im Büro ist somit kaum noch notwendig. Die Reaktionszeiten werden verringert. Mehr Informationen zum mobilen Vertrieb finden Sie im Blogbeitrag Mobile CRM – So geht Vertrieb von Unterwegs.
4. Effizienter arbeiten und mehr Abschlüsse gewinnen
Durch die strukturierteren und automatisierten Arbeitsabläufe erreichen Sie in vielen Bereichen Ihres Unternehmens (Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Support, Führungsebene usw.) eine wesentlich höhere Effizienz.
Wichtige Daten sind schnell und auf Knopfdruck beschafft. Durch die Verknüpfung zugeordneten Datensätzen können diese direkt geöffnet werden (drill down).
5. Dubletten automatisch verhindern und bereinigen
Ihr CRM-System bereinigt automatisch Dubletten. Als Standardfunktion prüft Ihr CRM System jede neu angelegte Adresse. Besteht diese Adresse bereits, werden bestehende und neue Adresse abgeglichen und zusammengeführt.
Große Datenmengen können zum Beispiel mit dem Duplicate Finder pro der CAS genesisWorld geprüft werden. Die Qualität Ihrer Datenbestände wird dadurch erheblich verbessert. Auswertungen sind fehlerfrei und eindeutig. Doppelte Datensätze sind häufig ein Problem, wenn anstatt eines CRM-Systems nur eine Excel-Liste genutzt wird. Hierbei sind Auswertungen auch nur schwer möglich. Wenn Sie sich fragen, ob eine Excel-Datei für Sie möglicherweise ausreicht, lesen Sie unseren Leitfaden CRM vs. Excel – Der Vergleich.
6. Kundenbetreuung auf höchstem Serviceniveau
Die chronologisch angelegten Kundenakte ermöglichen eine professionelle Kundenbetreuung. Der 360°-Rundumblick auf Ihre Kunden zeigt übersichtlich alle Bestellungen, Telefonate, Verträge und Korrespondenz auf Knopfdruck. Dank der Auswertung der Kundenprofile entdecken Sie verstecktes Potenzial. Der Kunde kann somit präziser und individueller angesprochen und beraten werden. Durch fundiertes Wissen über Ihre Kunden können Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen sinnvoll und kundenorientiert weiterentwickeln. Insgesamt bieten Sie damit eine höhere Servicequalität!
7. Vorbereitung für Ihre Marketingautomation
Gut gepflegte Kundendaten in einem CRM-System sind die Grundlage für Marketingautomation. Basierend auf den gespeicherten Informationen können Sie Prozesse einfach automatisieren, personalisierte Inhalte bereitstellen, Verkaufstrichter verwalten, Kampagnen durchführen und den Kontaktfluss überwachen.
Ihr CRM-System ermöglicht es Ihnen, Ihre Kunden zu segmentieren. Unterteilen Sie Ihre Kunden nach Präferenzen, Demografie, Kaufverhalten, Betreuungsintensität, und vieles mehr. Um bei der Vielzahl an möglichen Features den Überblick zu behalten und die Kosten bei der Einführung so gering wie möglich zu halten, ist es wichtig in einem Lastenheft alle wichtigen Funktionen festzuhalten. Worauf es bei der Erstellung des Lastenheftes ankommt erfahren Sie in unserem Beitrag CRM-Lastenheft Erstellung in 6 Schritten.
8. Unterstützung Ihrer Mitarbeiter
Mitarbeiter werden bei zeitraubenden und unangenehmen Routinearbeiten entlastet. So werden Kapazitäten für wichtigere Aufgaben geschaffen. Im Gespräch mit Kunden treten Ihre Mitarbeiter kompetenter auf, da alle relevante Informationen für sie verfügbar sind. Motivierte Mitarbeiter leisten mehr und strahlen die Zufriedenheit auch im Umgang mit den Kunden aus.
9. Zeit Sparen und Kosten reduzieren
Anfangs stellt die Einführung eines CRM-Systems eine finanzielle Belastung dar. Diese amortisiert sich allerdings zügig durch die höhere Effizienz Ihrer Mitarbeiter und Ressourcen.
Der Personalaufwand sinkt. Kosten für Fehler und Fehlentscheidungen werden vermieden. Das Potenzial der Kunden wird erkannt und besser bedient. Dadurch steigt Ihr Umsatz. Was viele nicht wissen: Für die Anschaffung können Sie in vielen Bundesländern Unterstützung vom Staat beantragen.
10. Auswertungen und Reportings automatisieren
Zu guter Letzt aber mit einer der wichtigsten Gründe: Die Auswertungen. Dank Ihres CRM-Systems verlieren Sie nie den Überblick über Ihre laufenden Projekte auf Basis aller Unternehmensdaten.
Das System ermöglicht eine vorausschauende Ressourcen- und Aufwandsplanung sowie Zeit- und Kostenerfassung bei Projekten. Nach einmaliger Einstellung erhalten Sie jederzeit die aktuellsten Auswertungen – wenn gewünscht gleich auf Ihrem Einstiegscockpit. So sind Sie jederzeit bestens Informiert. Umfassende Auswertungen ermöglichen fundierte Entscheidungsgrundlagen für die erfolgreiche Zukunft Ihres Unternehmens.
Fazit: Das CRM-System als Fundament Ihres Vertriebs
Da wir schon zahlreiche Kunden auf Ihrem Weg zum CRM-System unterstützt haben, wissen wir, welche Sprünge und Steigerungen des Vertriebserfolges damit realisierbar sind.
Auch wenn für die ersten Schritte sicher eine Excel-Liste ausreichend sein kann, so werden Sie damit auch schnell an Ihre Grenzen stoßen. Eine CRM-Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen und passt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse an. In einzelnen Modulen angefangen, vom Kern-Modul der Adressverwaltung bis zur Marketing-Automatisierung über E-Mail Listen und Tags, bildet das CRM-System das Fundament für Ihren Vertriebserfolg.
Wir beraten Sie kostenfrei und unverbindlich und stellen in einem ersten Gespräch fest, welche Lösung für Sie die richtige ist. Damit gewinnen Sie sofort mehr Klarheit!
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